Hinweis
Diese Unterlage dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung zu anderen Zwecken lehnt SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden - sei es aus Vertrag oder aus Gesetz - ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung dieses Handbuchs entstehen können. Dieses Handbuch kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG geändert werden.
Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden.
Dieses Dokument ist zur Unterstützung von Endanwendern, Vertrieb und Service sowie Entwicklern erstellt und kann diesem Personenkreis ohne Änderungen überlassen werden.
Copyrightvermerk
Copyright © 2024 SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG, ein Unternehmen der SIEVERS-GROUP, Hans-Wunderlich Str.8, D-49078 Osnabrück. Microsoft, Microsoft Dynamics NAV und Business Central und DATEV sind eingetragene Warenzeichen. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG.
Bitte beachten Sie VOR der Implementierung der Schnittstelle folgende Punkte:
- Wird in NAV mit unrealisierter Mehrwertsteuer (DATEV: Istversteuerung) gebucht, so sind keine Bruttoexporte möglich - siehe Punkt 6.4. Exportsonderfälle.
- Wenn Vorauszahlungen verwendet werden, muss die Einrichtung der Konten, Buchungsmatrix Einrichtung und MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung anhand des Kapitels 6.5 Vorauszahlungen in DATEV und NAV in Bruttobeträgen (mit unreal. MwSt.) vorgenommen werden.
- Wenn Sie die Funktion Journal stornieren in der Übersicht Fibujournale nutzen, kann der Export nicht fehlerfrei erstellt werden. Das hat technische Gründe und kann leider auch nicht umgangen werden. Bitte benutzen Sie diese Funktion nicht, wenn Sie mit SNC DATEV arbeiten möchten.
Sie können SNC DATEV mit zwei verschiedenen Clients nutzen - dem Role Tailored Client (RTC) und dem Webclient im Webbrowser. Je nachdem, welchen Client Sie benutzen möchten, müssen Sie eine bestimmte SNC DATEV-Version installieren. Für den RTC installieren Sie die C/AL-Version und für den Webclient die AL-Version. Neben Differenzen in der Bedienoberfläche und Handhabung gibt es noch einen weiteren wichtigen Unterschied: Die mit SNC DATEV generierten Exportdateien werden im RTC direkt in einem von Ihnen vorgegebenen Ordner gespeichert. Die Exportdateien beim Webclient müssen Sie über ein beim Export auftauchendes “Speichern unter…”-Fenster manuell abspeichern. Der Export beim Webclient erfolgt im .zip Dateiformat, in dem sich die drei Exportdateien gepackt befinden. Um sie öffnen zu können, müssen Sie die .zip-Datei erst entpacken. Das geht mithilfe von Windows selbst oder mit Programmen wie WinRAR oder 7zip.
Ein wichtiger Unterschied des Role Tailored Client zum Webclient ist, dass es hier leider keinen Einrichtungsassistenten gibt, der durch die wichtigsten Einrichtungsabschnitte führt. Das hat technische Gründe. Lesen Sie daher für die Einrichtung von SNC DATEV am besten Kapitel 2: Einrichtungsassistenten.
Beachten Sie beim RTC außerdem, dass die Daten auf dem Service Tier Server entstehen und erst von dort in einen anderen Ordner übertragen werden. Bei der Einrichtung von Systemkontingenten muss das berücksichtigt werden. Eine besondere Rolle haben auch die Konfigurationsdaten des RTC-Dienstes (NST, NAV Service Tier) in der Datei „customsettings.config”.
Ist die Einstellung „ClientServicesMaxUploadSize” zu gering, kommt es zu der Meldung “Die gewünschte Datei ist zu groß.” ohne Hinweis auf die Ursache der Meldung. Ein Exportlauf bricht dabei ab.
Beachten Sie beim Webclient, dass die Daten auf dem Service Tier Server entstehen, und erst von dort dem Benutzer zum Download zur Verfügung gestellt werden. Die Einrichtung des Downloadpfads aus der DATEV-Einrichtung spielt für den Webclient keine Rolle, da der Benutzer den Zielpfad über das Fenster „Speichern unter…” in seinem Webbrowser jedes Mal selbst wählen kann.
Der Import von Daten des Rechnungswesens ist möglich mit den DATEV-Programmen (DATEVpro):
Die PC-Lösungen der DATEV verfügen für den Datenimport über Schnittstellen im DATEV Format (DATEVpro) und ASCII Format. Die veralteten DVSW-Datenstrukturen (Postversanddaten) OBE (Ordnungsbegriffserweiterung) und KNE (Kontonummernerweiterung) werden ab Dynamics NAV 2013 nicht mehr verwendet. Die ehemals für kleinere Unternehmen von der DATEV vertriebene Software OPOS wurde durch „Rechnungswesen compact pro” ersetzt.
Dynamics NAV/Business Central verwendet das DATEV Format (.csv-Dateien) für DATEVpro-Anwendungen (nicht OPOS), deren Struktur von der DATEV eG normiert wurde, und das ohne Einrichtungs- und Konfigurationsbedarf in DATEV-PC-Anwendungen eingelesen werden kann.
Die Übertragung von Lohnstamm- und Lohnbewegungsdaten sowie Anlagenstamm- und Anlagenbewegungsdaten in die DATEV-Anwendungen werden aufgrund nicht vorhandener spezieller Schnittstellenstrukturen von dieser Schnittstelle nicht unterstützt.
Die Anwendungen der DATEV kennen eine Vielzahl vordefinierter Sachkontenrahmen (SKR). Die gebräuchlichsten sind der SKR 03 (Standardkontenrahmen) und SKR 04 (Abschlussgliederungsprinzip). Der im Demomandanten CRONUS AG von Dynamics NAV/Business Central verwendete Kontenplan entspricht dem SKR 03.
Für die Übertragung von Exportdaten aus Microsoft Dynamics NAV/Business Central an eine DATEV-Anwendung ist kein standardisierter Übertragungsweg vorgesehen. Die Übermittlung erfolgt in Absprache mit dem DATEV-Dienstleister und kann als Anhang in E-Mails, auf Datenträgern, über FTP-Zugang u.a. erfolgen. Der manuelle Einsatz von Verschlüsselungssoftware für die Austauschdaten ist möglich.
Der von der DATEV eG zugelassene Zeichensatz und die Bildung der
Belegnr. unterliegen für Schnittstellendaten besonderen
Einschränkungen.
Für den Zeichensatz sind neben den Ziffern 0 bis 9, den Groß- und
Kleinbuchstaben A bis Z, dem Leerzeichen und den deutschen Zusatzzeichen
Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü, ß nur folgende Zeichen zulässig:
! ” # $ % & ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ € §
Tritt in den Daten eines Exports ein unzulässiges Zeichen auf, wird es von der Schnittstelle durch ein Leerzeichen ersetzt. Einige der im europäischen Sprachraum gebräuchlichen Zeichen mit Akzenten werden in ihre Entsprechungen im Bereich von A bis Z umgesetzt.
Für die Belegnr. (Rechnungsnummer) sind nur die Ziffern 0 bis 9, Groß- und Kleinbuchstaben von A bis Z und die Zeichen
$ % & * + - /
zulässig. Die Schnittstelle entfernt die unzulässigen Zeichen ersatzlos. Außerdem ist die maximale Länge der Belegnr. in der DATEV-Software auf 12 Zeichen begrenzt. Ist diese Anzahl in NAV überschritten, übermittelt die Schnittstelle lediglich die ersten 12 von rechts gezählten Zeichen (nach Entfernung unzulässiger Zeichen). Das sollte bei der Einrichtung von Nummernserien für Belegnummern in Dynamics NAV/Business Central berücksichtigt werden.
Ab dem DATEV Pro Format 700 können in der DATEV-Software bis zu 36 Stellen verwendet werden. In NAV/BC können also die vollen standardmäßigen 20 Zeichen übergeben werden. Die Codes für Kostenstellen und Kostenträger sind in der DATEV-Software auf 8 Stellen begrenzt (alphanumerisch). Siehe hierzu auch das Feld Position der DATEV Rechnungsnr. in der Import-Einrichtung.
Bitte beachten Sie, dass die Codes für Währungen und Länderkennzeichen de ISO-Codes entsprechen müssen. Ebenso ist die Normung der USt.-ID zu beachten (keine Leerzeichen).
Weiterhin ist zu beachten, dass Anführungszeichen in den Dateien als Trennzeichen verwendet werden. Diese dürfen deshalb nicht in Namen, Buchungsbeschreibungen o.ä. Feldern vorkommen und werden deshalb entfernt.
Darüber hinaus sind die zulässigen Zeichen für Dateinamen von Belegbildern eingeschränkt. Ausschließlich folgende Zeichen sind erlaubt:
Zahlen und Buchstaben (Groß-/Kleinschreibung) sowie alle Umlaute und das Zeichen ß
Folgende Sonderzeichen: _. -+() und ’Leerzeichen‘
Bei den Schnittstellen Belegbilderservice Rechnungswesen und Rechnungsdatenservice 1.0 werden nicht erlaubte Satzzeichen zu einem Unterstrich umgewandelt. Bei anderen DATEV Datenservices werden nicht erlaubte Satzzeichen, technisch bedingt, aktuell abgelehnt.
Importieren Sie die Objekte der fob-Datei.
Starten Sie die “DATEV Einrichtung” und setzen Sie die erforderlichen Einstellungen, insbesondere die Anzahl der Stellen in den Sachkonten. Falls Sie Business Central im Webclient nutzen, empfehlen wir Ihnen, den “SNC DATEV Einrichtungassistenten” zu verwenden.
Setzen Sie im Kontenplan die erforderlichen Einträge in die Spalten „DATEV Kontoart” und „DATEV Kontonr.”. Dazu können Sie den Einrichtungsassistenten „DATEV Kontenplan Einrichtung” benutzen.
Setzen Sie in den Debitoren- und Kreditorenstammdaten die „DATEV Kontonr.”, soweit erforderlich. Dazu können Sie die Einrichtungsassistenten „DATEV Debitoren/Kreditoren Export Einrichtung” verwenden.
Starten Sie den Exportlauf.
Die Einrichtungs-Assistenten sind aus dem Menü der DATEV Einrichtung Karte oder im Webclient aus der Suchleiste erreichbar. Eine Aktualisierung von Lizenzen, die vor dem 15.05.12 ausgestellt sind, ist erforderlich.
Falls Sie den Webclient nutzen, raten wir Ihnen, für die Ersteinrichtung den “SNC DATEV Einrichtungsassistent” zu nutzen, der Sie durch die wichtigsten Einrichtungsabschnitte führt.
Eine Basiseinrichtung in Dynamics NAV/Business Central ist Voraussetzung:
Alle Assistenten arbeiten mit temporären Kopien der Originaldaten. Änderungen werden erst wirksam nach ausdrücklicher Übertragung in die Ursprungsdaten.
In den Assistenten sind Abweichungen gegenüber den Originaldaten durch rote Darstellung kenntlich gemacht. Erscheint die Konto-Nr. bzw. die Debitoren/Kreditoren-Nr. in rot, liegt eine Abweichung vor, die farblich nicht hervorgehoben werden kann, z.B. wenn der Inhalt einer Spalte geleert wurde.
Als Stellenanzahl bei den Kontonummern wird die Hinterlegung in der DATEV Einrichtung herangezogen. Ist ein Einrichtungssatz nicht vorhanden, können die Einrichtungs-Assistenten nicht aufgerufen werden. Bei Aufruf des Menüpunkts „DATEV Einrichtung” wird in diesem Fall ein Einrichtungssatz mit Vorgabewerten automatisch angelegt.
Ob im Original ein SKR03 oder SKR04 vorhanden ist, wird über die
Einrichtung der Debitoren- oder Kreditorenbuchungsgruppen ermittelt.
Enthält die Spalte „Debitorensammelkonto” ein mit den
Ziffern 14 beginnendes Konto, wird der SKR03 unterstellt (entsprechend
dazu die Ziffern 16 bei „Kreditorensammelkonto”). Bei den
Ziffern 12 (Debitoren) bzw. 33 (Kreditoren) wird der SKR04
unterstellt.
Diese Zuordnung hat Auswirkung auf die Vorgaben unter „DATEV Kontoart”
bezüglich Geldkonto, Automatikkonto, Debitorsammelkonto und Kreditorsammelkonto. Die Einstellung „MwSt.-Konto” wird der MwSt.-Buchungsmatrix
entnommen.
Auch bei Verwendung dieser Assistenten sollten die Einstellungen mit dem
DATEV-Dienstleister abgestimmt werden.
Die Funktionen der DATEV-Schnittstelle sind in das Menü Finanzmanagement unter dem Menüpunkt DATEV Schnittstelle eingebettet. Die Submenüs gestatten den Aufruf der für die Nutzung der Schnittstelle erforderlichen Vorgänge.
Bei Verwendung von Business Central im Webclient (Browser) können Sie die Funktionalitäten der Schnittstelle über die Suche nach „DATEV” finden.
Den Objekten der Schnittstelle liegt die jeweilige Dynamics NAV/Business Central Basisversion ohne AddOns oder Zusatzmodule zu Grunde.
Importieren Sie im Objekt-Designer die fob-Datei für die Dynamics NAV/Business Central Basisversion. Verwenden Sie das Import Worksheet. Alle Objekte der Schnittstelle haben in der Version List die Kennzeichnung DTV.
Die Objekte im Nummernkreis 504105x können mit Create (oder ggf. Replace) importiert werden.
Objekte im Nummernkreis unterhalb 50.000 können ebenso importiert werden, wenn an Ihnen keine kundenspezifischen Änderungen vorgenommen wurden und sie in der Version List - abgesehen vom DTV-Eintrag - übereinstimmen.
Angepasste Tabellenobjekte im Nummernkreis unterhalb 50.000 müssen mit der Action „Merge: Existing<-New” importiert werden. Dabei werden nur die Tabellenfelder der Schnittstelle in die vorhandenen Tabellen eingefügt. Es werden keine neuen Schlüssel angelegt und die Einträge unter „Documentation()” nicht übernommen. Die von der Schnittstelle verwendeten Schlüssel der Tabellen 17 G/L Entry (Sachposten), 21 Cust. Ledger Entry (Debitorenposten), 25 Vendor Ledger Entry(Kreditorenposten), 81 Gen. Journal Line (Fibu Buch.-Blattzeile) und 254 VAT Entry (MwSt.-Posten) sind manuell nachzutragen.
Die übrigen Objekte im Nummernkreis unterhalb 50.000 müssen manuell aktualisiert werden. Es empfiehlt sich, die Schnittstellenobjekte zunächst in eine temporäre Dynamics NAV/Business Central Version mit der Import-Option „Replace All” zu übertragen und von dort in die Kundendatenbank einzupflegen.
Zum genauen Ablauf des Merge-Prozesses beachten Sie bitte die Erläuterung in den Hilfedaten des „C/SIDE Reference Guide” zu „Options for Merging Objects”. Bei kundenspezifischen Anpassungen empfiehlt es sich immer, vor einem Merging die geänderten Objekte der Anwenderdatenbank zu sichern.
Bei großen Anpassungen in den Tabellen des Dynamics NAV/Business Central Ursprungs können diese zunächst als fob-Datei exportiert werden, um sie nach dem Import der Schnittstellenobjekte mit der Merge-Option sicherheitshalber erneut zu importieren. Das sollte immer erfolgen, wenn Tabellen- oder Feldeigenschaften gegenüber dem Ursprung geändert wurden oder neuer Programmcode einschl. Variable in Tabellenbereichen des Ursprungs zugefügt wurde.
In der Menusuite 1060 (AddOn-Bereich) ist die Schnittstelle eingebettet.
Ist diese ID bereits verwendet, können Sie im Object Designer folgendermaßen vorgehen:
Eine alternative Vorgehensweise ist:
Es sollten im Nachgang alle Menusuites kompiliert werden, damit die Funktionalitäten der Schnittstelle im RTC angezeigt werden.
Das zugrundeliegende Zip Archiv der Schnittstelle enthält die
Extension mit der Dateiendung .app. Diese wird mittels Power Shell
Befehlen installiert.
Zur Veröffentlichung wird der Befehl Publish-NAVApp mit den Parametern
ServerInstance und Path verwendet. Zur Installation der Extension wird
der Befehl Install-NAVApp mit den Parametern ServerInstance und Name SNC
DATEV verwendet.
Nach dem Import der Objekte befinden sich folgende Funktionalitäten im System:
Bei Verwendung von Business Central im Webclient (Browser) können die Funktionalitäten der Schnittstelle über die Suche nach „datev” gefunden werden:
Über die oben beschriebene Suche können Sie den
Einrichtungsassistenten aufrufen, falls Sie den Webclient mit der
Business Central Extension nutzen. Dieser führt durch die als nächstes
beschriebenen Schritte.
Der Menüpunkt „DATEV Einrichtungen” öffnet die Übersicht der vorhandenen
Einrichtungssätze. Ist kein Datensatz angelegt, wird automatisch einer
mit Voreinstellungen eingefügt, den Sie anschließend bearbeiten und mit
einer Nr. versehen sollten. Es ist nicht zwingend erforderlich, mehrere
Einrichtungssätze zu erstellen.
Bei Verwendung der Business Central Extension erfolgt eine Warnmeldung, wenn die Schnittstelle noch nicht erfolgreich eingerichtet wurde.
Die Schaltfläche „Bearbeiten” ruft die Einrichtungskarte mit den Detaileinstellungen auf. Alternativ öffnen Sie die Einrichtungskarte “SNC DATEV Einrichtung Karte” klassisch über die Suche.
Dieses Einrichtungsfenster ist aufgeteilt in verschiedene Themengruppen, welche die entsprechenden Felder und Buttons enthalten. In dieser Dokumentation geht es hauptsächlich um den Themenbereich Export, weswegen die Gruppe Import hier nicht behandelt wird.
Dies ist ein wenigstens 4stelliger numerischer Code, der dem DATEV-Dienstleister von der DATEV eG zugewiesen wurde. Diesen Code müssen Sie von dem DATEV-Dienstleister erfragen. Er kann von dem DATEV-Dienstleister beim Import der Daten übersteuert werden.
Die Bezeichnung des DATEV-Dienstleisters. Der Eintrag an dieser Stelle wird beim Import in die DATEV nicht ausgewertet.
Mit diesem numerischen Code unterscheidet der DATEV-Dienstleister seine Mandanten. Sie müssen ihn vom DATEV-Dienstleister erfragen. Er kann sie beim Datenimport übersteuern.
Ein zweistelliger Code zur internen Kennzeichnung, wer den Export von Daten zuletzt veranlasst hat. Es erfolgt keine Übermittlung an die DATEV-Software und kann leer bleiben.
Hier kann festgelegt werden, ob die bisher und auch weiterhin von der DATEV verwendeten ein-/zweistelligen Berichtigungs- und Steuerschlüssel oder die zum DATEV Pro Format 700 eingeführten drei-/vierstelligen Steuerschlüssel für den Export verwendet werden sollen. Das müssen Sie mit dem DATEV-Berater abstimmen.
Hier erfolgt die Angabe, in welcher Länge die Sachkontonummern des
Kontenplans der DATEV geführt werden. Diese Information wird von der
DATEV-Software ausgewertet, u.a. zur Abgrenzung von Sach- und
Personenkonten.
Die DATEV-Software kann Kontonummern mit Längen von 4 bis 8 Stellen
führen. Innerhalb des Kontenplans haben alle Sachkonten dieselbe Länge
und sind ggf. mit führenden Nullen versehen. Die in den Sachkontorahmen
(SKR) der DATEV enthaltenen vierstelligen Kontonummern können durch
Anhängen von Ziffern erweitert werden.
Mit der Option Prüfe Kontonummernlänge wird die Länge der Kontonummern während des Exports auf Übereinstimmung mit der im DATEV Kontonummernlänge-Feld eingetragenen Zahl geprüft.
DATEV lässt keine Buchungsbeschreibungen von mehr als 60 Zeichen Länge zu. Das zugehörige Feld in NAV/BC hat je nach Version mehr als 60 Zeichen. Mit dieser Option erlauben Sie, dass Buchungsbeschreibungen, die länger als 60 Zeichen sind, während des Exportvorgangs von der SNC DATEV Schnittstelle gekürzt werden, um DATEV-konforme Buchungssätze zu erzeugen. Werden Buchungsbeschreibungen genutzt, die länger als 60 Zeichen sind, gibt die SNC DATEV Schnittstelle beim Export einen Fehler aus.
Sollen Dimensionsinformationen an die DATEV-Software übergeben werden, so müssen Sie hier den Dimensionscode hinterlegen, der als KOST1 an DATEV übergeben wird. Im oben gezeigten Beispiel ist die Kostenstellendimension ABTEILUNG hinterlegt.
Sollen Dimensionsinformationen an die DATEV-Software übergeben
werden, so müssen Sie hier den Dimensionscode hinterlegen, der als KOST2
an DATEV übergeben wird.
Im oben gezeigten Beispiel ist die Kostenträgerdimension KOSTENTRÄGER
hinterlegt.
Eine Ersatz Debitornr. ist erforderlich, wenn auf ein Sammelkonto für Forderungen direkt gebucht wurde, also unter Umgehung der Debitornummer und ohne Erstellung eines Debitorenpostens. Da in der DATEV-Software solche Direktbuchungen unzulässig sind, würde das zur Abweisung des Buchungssatzes beim Import in die DATEV-Software führen. Um solche Buchungen dennoch übertragen zu können, können Sie eine Debitornr. hinterlegen, die in solchen Fällen verwendet wird. Der eingesetzte Debitor kann in Dynamics NAV/Business Central gesperrt sein.
Die Ersatz Kreditornr. ist das Gegenstück zur Ersatz Debitornr. für Direktbuchungen auf einem Sammelkonto für Verbindlichkeiten.
Die DATEV-Software erwartet bei jedem Import von Buchungsdaten eine fortlaufende Abrechnungsnummer. Diese wird von der Schnittstelle nach den Regeln der DATEV vergeben und erscheint hier. Wurde der letzte Datenexport annulliert, verwendet die Schnittstelle dessen Abrechnungsnr. erneut.
Dieses Feld enthält die höchste Kontonr. eines zuletzt erfolgten Exports von Sachkontostammdaten.
Dieses Feld enthält die höchste Debitornr. eines zuletzt erfolgten Exports von Debitorenstammdaten.
Dieses Feld enthält die höchste Kreditornr. eines zuletzt erfolgten Exports von Kreditorenstammdaten.
Um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) u.a. auch beim Datenaustausch in Bezug auf die Sicherung von Beleginformationen gegen Änderungen, Löschungen und protokollierten Ergänzungen zu erfüllen, werden Buchungen grundsätzlich mit dem Festschreibungskennzeichen 1 exportiert. Für Testexporte können Sie diese Einstellung ausschalten.
Dies darf nur von Administratoren auf Testsystemen geschehen! Die SIEVERS-GROUP haftet nicht für unsachgemäßen Gebrauch.
Hierüber bestimmen Sie, ob der nächste Exportlauf die Sachkontostammdaten (Beschriftungen) umfassen soll.
Hierüber bestimmen Sie, ob der nächste Exportlauf die Debitorenstammdaten umfassen soll.
Dieses Feld können Sie füllen, um den Export der Debitorenstammdaten
zeitlich zu begrenzen.
Ohne Eintrag werden immer alle Debitorenstammdaten exportiert.
Mit einem Eintrag hier werden nur Debitoren exportiert, die kein oder
ein jüngeres „DATEV Exportdatum” als das hier hinterlegte haben. Das
„DATEV Exportdatum” wird bei einem Export der Stammdaten mit dem
Arbeitsdatum überschrieben.
Neu angelegte Debitoren enthalten in dem Feld „DATEV Exportdatum” keinen
Eintrag und sind somit in der Abgrenzung für den Export enthalten. Um
einen bereits exportierten Debitor in diese Abgrenzung einzuschließen
und erneut zu exportieren, muss das Datum aus dem Feld „DATEV
Exportdatum” manuell oder durch eine zusätzliche individuelle
Anpassung wieder entfernt werden.
Hierüber bestimmen Sie, ob der nächste Exportlauf die Kreditorenstammdaten umfassen soll.
Dieses Feld können Sie füllen, um den Export der Kreditorenstammdaten
zeitlich zu begrenzen.
Ohne Eintrag werden immer alle Kreditorenstammdaten exportiert.
Mit einem Eintrag werden hier nur Kreditoren exportiert, die kein oder
ein jüngeres „DATEV Exportdatum” als das hier hinterlegte haben. Das
„DATEV Exportdatum” wird bei einem Export der Stammdaten mit dem
Arbeitsdatum überschrieben.
Neu angelegte Kreditoren enthalten in dem Feld „DATEV Exportdatum”
keinen Eintrag und sind somit in der Abgrenzung für den Export
enthalten. Um einen bereits exportierten Kreditor in diese Abgrenzung
einzuschließen und erneut zu exportieren, muss das Datum aus dem Feld
„DATEV Exportdatum” manuell oder durch eine zusätzliche individuelle
Anpassung wieder entfernt werden.
Hierüber bestimmen Sie, ob der nächste Exportlauf die Bewegungsdaten der Buchhaltung (Buchungen) umfassen soll.
Debitoren- und Kreditorenposten werden mit ihrem Fälligkeitsdatum
entsprechend der Einstellungen zu Fälligkeitsart aus Dynamics
NAV/Business Central exportiert. Der DATEV-Software wird das
Buchungsdatum als gemeinsames Buchungs- und Belegdatum
übermittelt.
Die Einstellungen im Einzelnen:
Hierüber bestimmen Sie, welches Datum als Fälligkeitsdatum herangezogen wird. “Bruttodatum” verwendet das Datum für Zahlungen ohne Abzug bei allen Debitoren- und Kreditorenposten, “Skontodatum” das für Zahlungen mit Skontoabzug.
Ist die Fälligkeitsart auf Skontodatum gesetzt, werden Skontodaten in den Export integriert.
Debitoren- und/oder Kreditorenposten, die in einer anderen als der Mandantenwährung gebucht wurden, können in der Fremdwährung exportiert werden. Dazu kann diese Option genutzt werden. Die Verwendung der Fremdwährung sollte mit dem DATEV-Dienstleister abgestimmt werden. ISO-Währungscodes in Dynamics NAV/Business Central sind dafür Voraussetzung.
Bei einer NAV/BC Standard Wechselkursregulierung werden detaillierte Debitoren- und Kreditorenposten erzeugt. Ebenfalls werden kumulierte Sachposten erzeugt, die nicht einzelnen Debitoren/Kreditoren zugeordnet werden können. Diese Posten werden immer in der NAV/BC Mandantenwährung exportiert.
Sind Posten in einer Währung gebucht worden, die von der DATEV-Software nicht unterstützt wird, kann diese Option ebenfalls nicht genutzt werden. Die Schnittstelle prüft diese Voraussetzung und bricht den Exportlauf ggf. ab. Zum jetzigen Stand sind 160 verschiedene Fremdwährungen zulässig, über die Sie Ihr DATEV-Dienstleister informieren kann.
Diese Option ermöglicht es, der DATEV-Software an Stelle der internen von Dynamics NAV/Business Central verwendeten Belegnr. die externe Belegnr. zu übermitteln. Das erfolgt bei allen aus dem Modul Verkauf & Marketing erstellten Buchungen und solchen aus einem Buchungsblatt mit der Buchungsart „Verkauf”, wenn in dem Buchungssatz ein Debitor enthalten ist.
Wurde eine ext. Belegnr. nicht erfasst, wird immer die interne Belegnr. eingesetzt.
Diese Option ermöglicht es, der DATEV-Software an Stelle der internen von Dynamics NAV/Business Central verwendeten Belegnr. die externe Belegnr. zu übermitteln. Das erfolgt bei allen aus dem Modul Einkauf erstellten Buchungen und solchen aus einem Buchungsblatt mit der Buchungsart „Einkauf”, wenn in dem Buchungssatz ein Kreditor enthalten ist.
Wurde eine ext. Belegnr. nicht erfasst, wird immer die interne Belegnr. eingesetzt.
Mehrere gleichartige Buchungssätze können zu einem Buchungssatz mit einem Betrag zusammengefasst werden. Voraussetzung ist, dass diese Buchungssätze überein stimmen in
Damit lässt sich die Anzahl der an die DATEV-Software zu übertragenen
Buchungssätze verringern, insbesondere wenn Verkaufs- oder
Einkaufsbelege mit zahlreichen Positionen auf dieselben Erlös- oder
Aufwandskonten gebucht wurden. Wenn in der DATEV-Software die
Raffung aktiviert ist, erfolgt die Zusammenfassung von in
Buchungsdatum und Belegnr. übereinstimmenden Buchungen mit Personenkonto
automatisch beim Import.
Bitte beachten Sie dabei: wird eine Buchung storniert
und werden für diese Stornierung dieselben Daten bis auf das
Betragsvorzeichen eingesetzt, so ergibt ein zusammengefasster Export
dafür einen Betrag von Null und wird als fehlerhaft ausgewiesen. In
solchen Fällen sollte diese Option nicht genutzt werden.
Die DATEV-Software benutzt zum automatischen Ausgleich von Offenen Posten mit Zahlungen die Belegnr. (Rechnungsnummer). In Dynamics NAV/Business Central werden für Zahlungen und Gutschriften dagegen eigene Belegnummern verwendet. Dadurch greift in der DATEV-Software nicht der automatische Postenausgleich bei Zahlungen und Gutschriften, wenn Schnittstellendaten importiert werden.
Mit dieser Option ist es möglich, der DATEV bei Zahlungen oder Gutschriften die Belegnr. des auszugleichenden Belegs zu übermitteln. Dafür müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:
Ist gleichzeitig die Option zur Verwendung externer Belegnummern gesetzt, wird die externe Belegnr. des Ausgleichbelegs, sofern vorhanden, übertragen.
Nein:
Mit dieser Option wird das Saldenverrechnungskonto nicht
benutzt.
Bei Buchungen ohne Belegart:
Wenn in Business Central Buchungen ohne Belegart vorgenommen wurden,
kann die Zuordnung von Konto und Gegenkonto in den Schnittstellendaten
willkürlich und mit schwer nachvollziehbaren Beträgen erscheinen. Um das
zu verhindern, können Sie diese Option auf „Bei Buchungen ohne
Belegart” setzen. Die Schnittstelle verwendet dann als
Gegenkonto für alle Buchungen ohne Belegart das unter „Kontonr.
Saldenverrechnung” hinterlegte Konto. Dieses Konto sollte
auch in der DATEV-Software vorhanden sein und dort keine
Zusatzfunktionen haben.
Immer:
Diese Option verwendet das Saldenverrechnungskonto für jeden Sachposten
als Gegenkonto.
Sie sollten gemeinsam mit dem DATEV-Dienstleister prüfen, ob diese
Konsequenz fachlich hinnehmbar ist. Bei Verwendung der Bruttomethode
oder wenn betriebswirtschaftliche Auswertungen mit der DATEV-Software
geplant sind, ist die Option „Immer” in der Regel nicht
akzeptabel. Sie kann gesetzt werden, wenn mit der DATEV-Software die
Bilanz erstellt werden soll und/oder Daten gemäß GoBD ausgegeben werden
sollen.
Tritt in einem Exportbuchungssatz mit dem Saldenverrechnungskonto als
Gegenkonto ein Debitor-/Kreditorkonto auf, werden Konto und Gegenkonto
mit Betragsumkehrung vertauscht, so dass das Debitor-/Kreditorkonto als
Gegenkonto erscheint.
Um beim Import in die DATEV Software Warnungen bezüglich vorliegender Posten mit Konto=Gegenkonto zu vermeiden, kann diese Option aktiviert werden. Dadurch wird ein Exportposten mit Konto=Gegenkonto unter Zuhilfenahme des Verrechnungskontos aufgeteilt.
Bei Rechnungen und Gutschriften, die mehrere Erlös-/Aufwandskonten und/oder Rabattkonten enthalten, entstehen in der Schnittstelle mehrere Buchungssätze mit identischem Debitor/Kreditor - in der Regel im Gegenkonto. Dadurch entstehen in der DATEV-Anwendung auch mehrere Debitoren-/Kreditorenposten zu einem Beleg, für die Rabattbuchung auch mit umgekehrter Belegart, also Gutschrift statt Rechnung und Rechnung statt Gutschrift. Die Umkehrung der Belegart bei Rabattbuchungen hat ebenfalls zur Folge, dass der Betrag in Soll und Haben vertauscht wird, weil Rabatte letztlich Erlös-/Aufwandsminderungen darstellen.
Dabei bleibt zwar der Saldo korrekt, die Verkehrszahlen sind jedoch durch die Umkehrung der Belegart nicht identisch, wie Vergleiche der Summen- und Saldenlisten beider Anwendungen ergeben. Wenn auch die Verkehrszahlen identisch gehalten werden sollen, muss also die Aufteilung von Belegen auf mehrere Konten am Debitor/Kreditor verhindert werden. Das wird erreicht durch Verwendung eines unter „Kontonr. Saldenverrechnung” in der DATEV Einrichtung hinterlegten Verrechnungskontos, wenn diese Einstellung gesetzt ist. Bei Rechnungen/Gutschriften wird dann der Debitoren-/Kreditorenposten in einem Buchungssatz gegen das Verrechnungskonto und die Buchungen auf den Erlös-, Aufwands- und Rabattkonten ebenfalls gegen dieses Verrechnungskonto gestellt. Damit bleibt das Verrechnungskonto saldoneutral. Es werden keine Posten in die Dynamics NAV/Business Central-Ursprungsdaten eingefügt, und das Verrechnungskonto kann in NAV gegen Buchungen gesperrt sein.
Die Option steuert, ob eine in den Sachposten in der Spalte Menge enthaltene Kostenmenge exportiert wird. Die Zahl darf nicht mehr als 9 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen haben.
Hierüber kann der Exportumfang auf die Belegarten Rechnung und Gutschrift abgegrenzt werden.
ACHTUNG: Die Auswahl/Verwendung des Leistungsdatums bedingt die Aktivierung des Leistungsdatums in der DATEV-Software, und ist somit nicht grundsätzlich anwendbar. Stimmen Sie sich dazu mit Ihrem Steuerberater ab.
Wenn in der Datev Einrichtung das Feld “Verwende Leistungsdatum” auf Buchungsdatum gesetzt ist, dann wird aus dem Sachposten das Buchungsdatum in das Feld “Leistungsdatum” des Exportpostens übertragen.
Bei der Einrichtung Belegdatum wird entsprechend das Belegdatum übertragen.
Ab BC 21 gibt es das MwSt. Datum Feld in den Sachposten, welches ab dieser Business Central Version ebenfalls ausgewählt werden kann und dann über das Leistungsdatum an die DATEV übermittelt wird.
Hier kann der individuelle Herkunftscode ausgewählt oder ein Filter bis zu 250 Zeichen eingetragen werden. Das Feld ist nur editierbar, wenn im Feld Nur Herkunftscodes die Option Individuell ausgewählt wurde.
Für die Nutzung des Bruttoexports ist eine besondere Lizenz erforderlich.
Haben Sie diese Option aktiviert, werden die Buchungssätze der DATEV
einschließlich eines evtl. darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrags
übergeben (Bruttobeträge). Die DATEV rechnet anhand eigener
Kontoeinstellungen (Automatik) oder von Steuerschlüsseln die
Umsatzsteuer heraus und bucht sie eigenständig auf die dafür bestimmten
Konten.
Das ist dann von Vorteil, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) aus
der DATEV-Software erstellt wird.
Falls die UVA in Business Central erstellt wird, sollten die
Nettobeträge übertragen werden, um dem DATEV-Dienstleister die der
Finanzverwaltung tatsächlich gemeldeten Beträge zu übermitteln. Dafür
schalten Sie diese Option aus.
Bruttobeträge entstehen, wenn zu einem Sachposten ein Mehrwertsteuerposten vorhanden ist. Buchungssätze ohne Mehrwertsteuerkontext werden mit dem Nettobetrag in die Exportdaten eingestellt.
Für eine korrekte Übergabe von Bruttobuchungen ist unabdingbare Voraussetzung, dass das Buchungsverhalten unter Microsoft Dynamics NAV/Business Central den Konventionen der DATEV angepasst ist. Das bedeutet vor allem, dass die in der Buchungsmatrix und MwSt.-Buchungsmatrix hinterlegten Konten mit den im DATEV-Kontenplan für die Geschäftsvorfälle vorgesehenen Konten übereinstimmen.
Der Bruttoexport wird nur erfolgreich ausgeführt,
wenn sowohl Buchungsmatrix als auch MwSt.-Buchungsmatrix für jede
Buchungsgruppe korrekt eingerichtet sind.
Falls der Export zu einem Fehler führt, können die Daten über einen
Nettoexport exportiert werden.
Die DATEV-Kontenpläne differenzieren zwischen steuerfreien Umsätzen und solchen mit 7%, 16% und 19% Mehrwertsteuer (vermindert: 5% und 16%). Z.B. würde eine Buchung auf das DATEV-Konto 8400 (Erlöse 19%, SKR 03) mit einem in Dynamics NAV/Business Central gebuchten Steuersatz von 7% dazu führen, dass die DATEV-Software aus dem Betrag den in der Automatikfunktion enthaltenen Steuersatz von 19% anwendet, also einen höheren Steuerbetrag errechnet, und auch auf das Steuerkonto für 19% MwSt. bucht (Konto 1776 statt 1771, SKR 03).
Besonders ist der Unterschied zwischen steuerfreien und nicht steuerbaren Buchungen zu berücksichtigen. Vom Grundsatz steuerbar sind alle unternehmerischen Tätigkeiten, bei denen ein Leistungsaustausch stattfindet. Nicht steuerbar sind daher z.B. Schadensersatz aus schuldhaftem Verhalten, Subventionen oder Zuschüsse ohne Gegenleistung, Mitgliedsbeiträge zu Vereinen usw. Der praxisrelevante Unterschied zwischen steuerfreien und nicht steuerbaren Umsätzen liegt darin, dass steuerfeie Umsätze zumindest hinsichtlich der Bemessungsgrundlage einer Meldepflicht unterliegen.
Eine Buchung in NAV mit einem Steuersatz von 0% wird von der Schnittstelle immer als steuerbar (grundsätzlich steuerpflichtig, jedoch steuerfrei) erkannt, wenn in NAV/BC zu dieser Buchung ein Mehrwertsteuerposten vorhanden ist, der in der Regel durch die Verwendung von Buchungsgruppen entsteht. Es wird dann ggf. der DATEV-Steuerschlüssel für steuerfreie Umsätze gesetzt. Ein nicht steuerbarer Umsatz darf dagegen keinen DATEV-Steuerschlüssel erhalten. Das kann nur dann erfüllt werden, wenn zu der Buchung in NAV/BC kein Mehrwertsteuerposten, auch nicht einer mit einem Betrag von 0, vorhanden ist. Die Buchung darf ebenso nicht auf ein DATEV-Konto erfolgen, das eine Automatikfunktion hat, da die Automatikfunktion eine steuerbare Buchung in der DATEVsoftware auslöst.
Alternativ kann auch in der MwSt. Buchungsmatrix Einrichtung DATEV Steuerschlüssel der Schlüssel „0” hinterlegt werden, wenn wegen nicht steuerbarer Buchungen aus einem NAV/BC Modul Buchungsgruppen zwingend verlangt werden und dadurch ein MwSt.-Posten auch bei nicht steuerbaren Buchungen entsteht. Der Schlüssel „0” kann nur bei Kombinationen mit normaler MwSt. eingesetzt werden und entfernt in den Exportposten bei allen Buchungen mit dieser Gruppenkombination jeden Steuerschlüssel. Wenn an einem solchen Buchungssatz ein Konto oder Gegenkonto mit DATEV-Automatikfunktion beteiligt ist, wird der Buchungssatz mit einem Schlüssel zur Aufhebung der Automatikfunktion versehen. Eine Buchungsgruppenkombination in der MwSt.-Buchungsmatrix für nicht steuerbare Umsätze muss sich daher eindeutig auf diese Geschäftsvorfälle beziehen und nicht zugleich auf solche, die steuerbar mit einem Steuersatz von 0% sind.
In der DATEV-Software eingerichtete individuelle Umsatzsteuerschlüssel (50-59) werden indirekt unterstützt. Sie können wie vorstehend für nicht steuerbare Umsätze beschrieben in der MwSt.-Buchungsmatrix hinterlegt werden. Sie werden nur verwendet, wenn eine Buchung in NAV/BC einen MwSt.-Kontext (MwSt.-Posten) hat, dann aber auch bei allen Buchungen mit dieser Buchungsgruppen-Kombination. Eine Abstimmung mit dem DATEV-Dienstleister über die Bedeutung der Schlüssel ist erforderlich.
Buchungen mit von den üblichen Steuersätzen abweichenden Steuersätzen müssen an ein entsprechend eingerichtetes Automatikkonto übertragen werden.
EU-Geschäftsvorfälle:
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen mit vollem
oder ermäßigten USt.-Satz an Abnehmer mit einer
USt.-IdNr.:
Es wird nicht geprüft, ob in den Stammdaten oder im Buchungssatz eine
USt.-IdNr. korrekt eingetragen ist. Fehlt die korrekte USt.-IdNr. und
ist ein Automatikkonto beteiligt, errechnet die DATEV-Software die
Umsatzsteuer und deren Ausweis auf der UStVA nach internen Regeln. Ist
kein Automatikkonto beteiligt, wird der EU-USt.-Schlüssel 11 oder 61
gesetzt, was während des Imports in die DATEV zur Abweisung oder zu
einer Behandlung als steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung
führen kann. Die USt.-ID besteht aus zwei Buchstaben als
EU-Länderkürzel, gefolgt von maximal 13 Zeichen aus Ziffern und/oder
Buchstaben. Leerzeichen sind nicht zulässig.
Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferungen: diese Buchungen können nur an Automatikkonten übergeben werden. Sie dürfen nicht mit einer MwSt.-Buchungsmatrix für Erwerbssteuer gebucht werden.
Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe: es werden die Steuerschlüssel 18, 19, 68 oder 69 gesetzt, sofern kein Automatikkonto beteiligt ist. Andere Steuersätze als der gesetzliche volle oder verminderte Steuersatz können nur über Automatikkonten gebucht werden.
In einem anderen EU-Land steuerpflichtige Umsätze: diese Buchungen werden nicht unterstützt, da hierfür die Übergabe des in dem anderen EU-Land gültigen Steuersatzes in Prozent und eines Länderkürzels nach DATEV-Norm erforderlich sind.
Geschäftsvorfälle nach §13b
Umsatzsteuergesetz:
Buchungen dieser Art müssen auf DATEV-Konten erfolgen, die in der
DATEV-Software eine Automatikfunktion haben. Es ist nicht möglich, in
Dynamics NAV/Business Central solche Buchungen nach den Fällen des §13b
oder Erwerbssteuer zu trennen. Werden die §13b-Fälle auf Automatikkonten
gebucht, erkennt sie die DATEV-Software.
Abweichend davon kann auch wie unter Bruttoexporte bei Fällen des § 13b UStG beschrieben verfahren werden.
Für die Nutzung des Bruttoexports ist eine besondere Lizenz erforderlich.
Bei einem Bruttoexport kann es vorkommen, dass ein Fehler auftritt, wenn Buchungen ohne diese Buchungsgruppen durchgeführt wurden oder die Einrichtung nicht in der Tabelle „Buchungsmatrix Einrichtung” vorhanden sind. Um den Export ohne Veränderung von Posten durchführen zu können, können hier Buchungsgruppen hinterlegt werden. Die durch diese Logik exportieren Posten müssen notfalls durch den Steuerberater überprüft werden.
Diese Option ist nicht wählbar, wenn die Option “Buchungen” aktiviert ist.
Mit diesem Feld bestimmen Sie, ob und wie der nächste Exportlauf die Salden der Sach- und Personenkonten umfassen soll. Ein Saldoexport empfiehlt sich, wenn der DATEV-Dienstleister keine Einzelbuchungen einer Periode benötigt. Es stehen drei Optionen zur Wahl:
Nein: Es wird kein Saldoexport durchgeführt. Wenn Sie also Buchungen exportieren möchten, wählen Sie diese Option.
Saldoexport mit Sachkontensalden und Personenkontensalden: Es wird ein Saldoexport durchgeführt. Bei dieser Option werden die Sachkontensalden und Personenkontensalden mit in die exportierte Datei geschrieben.
Saldoexport mit Sachkontensalden aber ohne Personenkontensalden: Es wird ein Saldoexport mit Sachkontensalden durchgeführt, jedoch ohne Personenkontensalden.
Zur Auswahl sind noch folgende Informationen wichtig:
Wenn anstelle der Bewegungsdaten der Buchhaltung lediglich die Salden der Sachkonten exportiert werden sollen, müssen Sie hier eine Kontonr. als Verrechnungskontonr. angeben. Die Schnittstelle erstellt keine Buchungssätze auf diesem Konto, weshalb das Feld in Dynamics NAV/Business Central gesperrt sein kann. Es dient ausschließlich der Verwendung als Gegenkontonr. in den Übergabedaten an die DATEV, um komplette Buchungssätze mit Kontonr. und Gegenkontonr. zu erstellen. In der DATEV-Software sollte dieses Konto nach dem Import im Saldo ausgeglichen sein.
Ferner wird es verwendet, wenn unter „Verw. Saldenverrechnungskonto” die Optionen „Bei Buchungen ohne Belegart” bzw. „Immer” gewählt sind oder in „Verhindere Belegaufteilung” ein Haken gesetzt ist.
Es wird außerdem automatisch verwendet, wenn in Dynamics NAV/Business Central in einem Buchungsblatt MwSt.-Buchungsgruppen sowohl am Konto als auch am Gegenkonto verwendet wurden, um diese Buchungen in zwei Buchungssätze zu splitten.
Die Angaben beziehen sich auf den Export von Bewegungsdaten der Buchhaltung. Über das Buchungsdatum wird bestimmt, welche Sachposten zu exportieren sind.
Sie müssen immer einen Datumsbereich angeben, der maximal ein Geschäftsjahr und ein Kalenderjahr umfassen kann. Wenn ein kalenderjahrübergreifendes Geschäftsjahr in den Buchhaltungsperioden eingerichtet ist, müssen Sie zwei Exporte ausführen.
Beispiel:
Buchhaltungsperiode von 01.07.2020 - 30.06.2021
Export 1 vom 01.07.2020 - 31.12.2020
Export 2 vom 01.01.2021 - 30.06.2021
Hier können Sie festlegen, ob das Feld „Bis Buchungsdatum” auch Buchungen mit einem Ultimodatum, z.B. U31.12.10, umfasst.
Das Geschäftsjahr wird aus den vorstehenden Angaben automatisch ermittelt.
Hierüber kann ein gezielter Export von Bewegungsdaten der Buchhaltung erfolgen, der neben dem Buchungsdatumsfilter nur solche Sachposten von Dynamics NAV/Business Central anspricht, die in der Belegnr. mit diesem Filter übereinstimmen. Beachten Sie dabei die Sortierfolge der Belegnr., die rein numerische Inhalte vor alphanumerische stellt (z.B. 9 vor „1A”).
Beachten Sie, dass dieser Filter zu fehlerhaften Exportdaten führen kann, wenn ein Fibu Buch.-Blatt ohne die Einstellung Saldo pro Beleg abstimmen in mehreren Zeilen ohne Gegenkontonr. und mit unterschiedlichen Belegnummern gebucht wurde. Die Anzeige der unterschiedlichen Beträge zu Sachposten Sollbetrag und „Sachposten Habenbetrag” in rot zeigt eine solches Problem auf, verhindert aber den Datenexport nicht.
Ein Belegdatumsbereich kann als zusätzliche Abgrenzung angegeben werden. Er ist kein Ersatz für einen Buchungsdatumsbereich, sondern nur als zusätzlicher Filter wirksam.
Der Inhalt dieses Feldes wird automatisch aus den Sachposten und der Filter in der DATEV Einrichtung berechnet. Der Betrag muss identisch sein mit dem Inhalt von Sachposten Habenbetrag. Dargestellt ist der Saldo aller Soll-Buchungen innerhalb der in der Einrichtung gesetzten Filter. Bei einem Betrag von Null wurden alle Buchungen exportiert, sofern auch die Sachpostenanzahl in Nicht exportierte Sachposten Null anzeigt.
Dargestellt ist der Saldo aller Haben-Buchungen innerhalb der Filter. Siehe auch Sachposten Sollbetrag.
Zeigt die für den Buchungszeitraum erwartete Anzahl von zu exportierenden Sachposten (Buchungen) an.
Wurden innerhalb des Datumsfilters alle Buchungen storniert oder ergeben im Saldo Null, können Sachposten Sollbetrag und Sachposten Habenbetrag Null anzeigen, obwohl Buchungssätze vorhanden sind. Daher gibt letztlich nur dieses Feld Aufschluss über noch nicht exportierte Buchungen.
Diese Tabelle erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche “Zusatzinhalte für Export” in der Menüleiste. In diese Tabelle können Sie pro DATEV Einrichtung bis zu 20 zusätzliche Felder aus den Sachposten in die Exportdatei eintragen. Viele Endkunden haben den Wunsch individuelle Informationen zu übergeben. Das kann eine Individualprogrammierung durch unsere Partner bewerkstelligen, so dass die Informationen in den Sachposten zur Verfügung stehen. Die Individualfelder können dann in dieser Tabelle hinterlegt und somit auch beim Export in die Datei geschrieben werden.
Dieses Feld finden Sie in der Tabelle Zusatzinhalte für Export.
Der DATEV können zu jedem Buchungssatz Zusatzinformationen übertragen werden. Diese müssen Sie mit dem DATEV-Dienstleister abstimmen. Für die Schnittstelle kann hier aus der Tabelle Sachposten (17, G/L Entry) ein Feld festgelegt werden, das als Zusatzinfoart mit max. 20 Zeichen übermittelt wird. Es können alle normalen Felder oder FlowFields ausgewählt werden, nicht jedoch FlowFilter (FlowFilter haben im Namen i.A. den Begriff „Filter”, z.B. Datumsfilter).
Wird eine Zusatzinfoart hinterlegt, muss auch ein Zusatzinfoinhalt angegeben werden.
Dieses Feld finden Sie in der Tabelle Zusatzinhalte für Export.
Für die Schnittstelle kann hier aus der Tabelle Sachposten (17, G/L Entry) ein Feld festgelegt werden, das als Zusatzinfoinhalt mit max. 100 Zeichen übermittelt wird. Es können alle normalen Felder oder FlowFields ausgewählt werden, nicht jedoch FlowFilter (FlowFilter haben im Namen i.A. den Begriff „Filter”, z.B. Datumsfilter).
Wird ein Zusatzinfoinhalt hinterlegt, muss auch eine Zusatzinfoart angegeben werden.
In einem Buchungssatz müssen beide Felder mit Inhalt versehen oder beide
leer sein.
Die Gruppe dient der Erstellung von ausgewählten Daten aus den Tabellen
Diese Testdaten sind für die Übergabe an den SIEVERS-GROUP-Support gedacht, damit sie auf Kompatibilität mit DATEV geprüft werden können.
Es muss ein Filterpaar gefüllt werden, um Daten zu erzeugen.
Die Aktion „Exportiere XML Daten” erstellt im zu wählenden Exportordner eine XML-Datei mit dem Namen „XMLTestdaten.xml”.
Diese Daten sind in der Struktur von Dynamics NAV/Business Central aufgezeichnet und können nicht in eine DATEV-Anwendung importiert werden.
Die Daten dürfen nicht in ein Produktivsystem importiert werden, da ansonsten wichtige Einrichtungstabellen überschrieben werden.
Bitte achten Sie darauf, dass die erzeugte XML Datei die Größe von 300 MB nicht übersteigt. Diese Funktion ist nur zur Analyse von bereits vorgefilterten einzelnen Buchungen vorgesehen.
Im Kontenplan für die Schnittstelle maßgeblich sind die zusätzlichen Spalten „DATEV Kontoart” und „DATEV Kontonr.”.
Die „DATEV Kontonr.” ist von Bedeutung, wenn der in der DATEV-Software verwendete Kontenplan von dem in Dynamics NAV/Business Central eingesetzten abweicht. Für jedes Konto, das in der DATEV-Anwendung unter einer anderen Kontonr. als in Dynamics NAV/Business Central geführt wird, können Sie in dieser Spalte die von der DATEV-Anwendung verwendete Kontonr. hinterlegen.
DATEV-Anwendungen verwenden für Kontonummern feste Längen, die ggf. durch führende Nullen erreicht werden. Es sind Längen von vier bis acht Stellen möglich und nur Ziffern gestattet. Nicht bebuchbare Konten für Bereichsüberschriften oder -summen werden im DATEV-Kontenplan nicht verwendet, können aber im Kontenplan von Dynamics NAV/Business Central enthalten sein.
Die „DATEV Kontoart” gestattet eine DATEV-spezifische und vier auf Dynamics NAV bezogene Einstellungen, die einander ausschließen.
Die Auswahl „Automatikkonto” bezieht sich auf die DATEV-Software. Darunter wird in der DATEV eine an ein Sachkonto gebundene Funktionalität verstanden, die bei Buchungen auf diesem Konto aus dem Buchungsbetrag automatisch die Mehrwertsteuer nach einer vorgegebenen Methode herausrechnet, auf ein Mehrwertsteuerkonto bucht, und den ursprünglichen Buchungsbetrag um den Mehrwertsteuerbetrag vermindert. Mehrwertsteuerart, -satz und -konto sind in der Funktionalität enthalten und können je nach Konto unterschiedlich sein.
Der DATEV-Dienstleister hat die Möglichkeit, dieses Funktionalität
für jedes Konto individuell zu aktivieren oder deaktivieren und auch
bezüglich der Steuerart, des Steuersatzes und des Steuerkontos
individuell zu konfigurieren.
Daher ist für die Einstellung „Automatikkonto” eine exakte
Abstimmung mit dem DATEV-Dienstleister erforderlich.
Sind in der DATEV-Anwendung keine von den Sachkontorahmen (SKR) der DATEV abweichende Einstellungen vorgenommen worden, kann diese Option dem jeweiligen SKR entnommen werden. Die mit Automatikfunktion vordefinierten Konten sind dort mit AM oder AV vor der Kontonr. gekennzeichnet. Mit einer Automatikfunktion verbunden sind in der Regel Erlös- und Aufwandskonten, Konten für erhaltene bzw. gewährte Skonti, Boni und Rabatte sowie für Erlösschmälerungen und Aufwandsminderungen.
Die Auswahl „Debitorsammelkonto” bezieht sich auf die in Dynamics NAV verwendeten Konten für Forderungen. Es sind die in den Debitorenbuchungsgruppen als Debitorensammelkonto hinterlegten Konten. Diese Option kann an mehreren Konten des Kontenplans von Dynamics NAV/Business Central eingestellt werden.
Sie wird von der Schnittstelle verwendet, um der DATEV-Anwendung an Stelle der Sachkontonr. die Debitorennr. zur Erstellung eines Offenen Postens mit Fälligkeitsdatum zu übermitteln. Darüber hinaus sind in der DATEV-Software Direktbuchungen auf Sammelkonten für Forderungen nicht zulässig.
Die Auswahl „Kreditorsammelkonto” bezieht sich auf die in Dynamics NAV verwendeten Konten für Verbindlichkeiten. Es sind die in den Kreditorenbuchungsgruppen als Kreditorensammelkonto hinterlegten Konten. Diese Option kann an mehreren Konten des Kontenplans von Dynamics NAV/Business Central eingestellt werden.
Sie wird von der Schnittstelle verwendet, um der DATEV-Anwendung an Stelle der Sachkontonr. die Kreditorennr. zur Erstellung eines Offenen Postens mit Fälligkeitsdatum zu übermitteln. Darüber hinaus sind in der DATEV-Software Direktbuchungen auf Sammelkonten für Verbindlichkeiten nicht zulässig.
Die Auswahl „Geldkonto” bezieht sich auf die in Dynamics NAV/Business Central für die Buchung von Bargeld- und Buchgeldbeständen verwendeten Sachkonten. Das sind damit die Kassen-, Bank- und Banktransitkonten.
Die Schnittstelle verwendet diese Einstellung vor allem für Bewegungen im Zahlungsverkehr mit Skontoabzügen.
Die Auswahl „MwSt.-Konto” wird ausschließlich für
den Export von Bruttobeträgen benötigt und ist bei Verwendung der
Nettomethode nicht erforderlich und unschädlich für den Export.
Die Kontoart bezieht sich auf die Sachkonten, die in Microsoft Dynamics
NAV/Business Central für die Buchung von Umsatzsteuer verwendet werden.
Darunter werden in der Schnittstelle die Konten verstanden, die als
Umsatzsteuerkonto oder Vorsteuerkonto in der MwSt.-Buchungsmatrix
enthalten sind mit der MwSt.-Berechnungsart „Normale MwSt.” oder
„Erwerbsbesteuerung” (auch bei einem Steuersatz von 0%).
Die MwSt.-Berechnungsarten „Nur Steuer” oder „Verkaufssteuer” gehören
nicht dazu.
Die Schnittstelle benötigt diese Einstellung, um Sachposten auf
MwSt.-Konten einem Sachposten mit Nettobetrag zuzuordnen.
Die Schnittstelle hat im Zuge der MwSt.-Senkung eine Mappingfunktion im NAV/BC-Kontenplan erhalten. Sie finden Sie im Kontenplan unter “Navigieren” im Reiter “Konto”. Diese ermöglicht es – abhängig von der MwSt.-Produktbuchungsgruppe - die DATEV-Kontonummer im Kontenplan zu pflegen. Bei Verwendung dieser Option wird das für die MwSt-Produktbuchungsgruppe hinterlegte DATEV-Konto in die Exportdatei geschrieben. Auf diese Weise kann auf eine Erweiterung der Buchungsmatrix verzichtet werden. Es müssen lediglich die neuen Konten (im folgenden Beispiel 8410) in NAV/BC angelegt werden.
Entspricht der Kontenplan von Dynamics NAV/Business Central im Wesentlichen einem SKR 03 oder SKR 04, kann auch der über “DATEV Kontenplan Einrichtung” erreichbare Einrichtungsassistent verwendet werden.
Mit der obigen Beispieleinrichtung würde dann bei Buchung auf das Konto 8400 - unter Verwendung der MwSt.-Produktbuchungsgruppe MWST.19 – bei einem Export das Konto 8410 in die Exportdatei geschrieben werden, obwohl es in NAV/BC gar nicht bebucht ist. Maßgeblich dafür ist der Eintrag in der Spalte „DATEV Konto Nr. Mapping“. Bei Buchung auf das Konto 8400 mit MwSt.-Produktbuchungsgruppe MWST.16 wird im Export 8400 verwendet. Der Eintrag in der letzten Spalte (Mapping DATEV Konto Nr.) zeigt das Mapping aus dem Kontenplan, welches übersteuert wird, falls es für die MwSt.-Produktbuchungsgruppe einen Eintrag in der Tabelle im Screenshot gibt. Das Mapping nach MwSt.-Produktbuchungsgruppe ist nur für Konten verfügbar, die in NAV/BC mit der Option „Automatikkonto“ als DATEV-Kontoart eingerichtet sind. Der Versuch, das Mapping für andere Konten aufzurufen, erzeugt folgende Fehlermeldung:
Diese Logik ist nicht im Import vorhanden. Das heißt, dass beim Import immer auf das Konto z.B. 8410 gebucht wird, auch wenn es beim Export nur durch das MwSt.-Produktbuchungsgruppenmapping verwendet und in NAV/BC selbst nicht bebucht wird.
Dieser Assistent arbeitet mit einer temporären Kopie des
Originalkontenplans. Änderungen werden erst wirksam nach ausdrücklicher
Übertragung in die Ursprungsdaten.
Im Assistentenfenster sind Abweichungen gegenüber den Originaldaten
durch rote Darstellung kenntlich gemacht. Erscheint die Kontonr. in Rot,
liegt eine Abweichung vor, die farblich nicht hervorgehoben werden kann,
z.B. wenn der Inhalt einer Spalte geleert wurde.
Als Stellenanzahl bei den Kontonummern wird die Hinterlegung in der DATEV Einrichtung Karte herangezogen. Ist kein DATEV Einrichtungssatz vorhanden, kann der Einrichtungs-Assistenten nicht aufgerufen werden. Bei Aufruf des Menüpunkts DATEV Einrichtung wird in diesem Fall ein Einrichtungssatz mit Vorgabewerten automatisch angelegt.
Ob im Original ein SKR03 oder SKR04 vorhanden ist, wird über die Debitoren- oder Kreditorenbuchungsgruppen ermittelt. Enthält die Spalte „Debitorensammelkonto” ein mit den Ziffern 14 beginnendes Konto, wird der SKR03 unterstellt (entsprechend dazu die Ziffern 16 bei „Kreditorensammelkonto”). Bei den Ziffern 12 (Debitoren) bzw. 33 (Kreditoren) wird der SKR04 unterstellt.
Diese Zuordnung hat Auswirkung auf die Vorgaben unter DATEV Kontoart bezüglich Geldkonto, Automatikkonto, Debitorensammelkonto und Kreditorensammelkonto. Die Einstellung MwSt.-Konto wird der MwSt.-Buchungsmatrix entnommen.
Auch bei Verwendung dieses Assistenten sollten die Einstellungen anschließend mit dem DATEV-Dienstleister abgestimmt werden.
Sie können auch nach dieser Einrichtung noch Änderungen in den Sachkonten vornehmen. Öffnen Sie dazu über den Kontenplan die jeweilige Sachkontokarte und ändern Sie im Abschnitt SNC DATEV die DATEV Kontoart sowie die DATEV Kontonr.
In den Debitoren- bzw. Kreditorenkarten befindet sich eine neue Gruppe „DATEV” mit den für den Export notwendigen Einstellungsmöglichkeiten.
Eine Hinterlegung zu „DATEV Kontonr.” muss erfolgen,
wenn die in Dynamics NAV/Business Central verwendete Debitor- bzw.
Kreditornr. von der in der DATEV-Software verwendeten abweicht.
Bitte beachten Sie dabei, dass DATEV-Anwendungen feste Längen verwenden
und erwarten, dass Debitoren- und Kreditorennummern exakt ein Zeichen
länger sind als die Sachkontonummern. Sie dürfen nur aus Ziffern
bestehen und müssen bei Debitoren mit einer Zahl von 1 bis 6 beginnen,
bei Kreditoren mit einer Zahl von 7 bis 9.
Unter „Bankverb. nicht exportieren” kann hinterlegt werden, ob die Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten einschl. der ersten in Dynamics NAV/Business Central eingetragenen Bankverbindung exportiert werden. Wenn die DATEV-Anwendung auf Grund von Plausibilitätsprüfungen den Import der Bankverbindungsdaten abweist, z.B. bei Auslandskonten, kann diese Option gesetzt werden.
Die Option DATEV Adressattyp ist notwendig für den Stammdatenexport, falls diese Funktionalität in der DATEV Software Verwendung findet.
Das Feld verweist auf die Tabelle “Exportierte Debitoren-/Kreditorenübersicht und gibt dort das Datum des letzten Exports an.
Alternativ zur Verwendung der Kartenfenster können auch aus dem Menü die Einrichtungsassistenten „DATEV Debitoren Export Einrichtung” bzw. „DATEV Kreditoren Export Einrichtung” verwendet werden.
Die Assistenten arbeiten mit temporären Kopien der Originaldaten. Änderungen werden erst wirksam nach ausdrücklicher Übertragung in die Ursprungsdaten (Aktion „Änderungen übernehmen”).
Im Assistentenfenster sind Abweichungen gegenüber den Originaldaten durch rote Darstellung kenntlich gemacht. Erscheint die Kontonr. in Rot, liegt eine Abweichung vor, die farblich nicht hervorgehoben werden kann, z.B. wenn der Inhalt einer Spalte geleert wurde.
Mit der Aktion DATEV Kontonr. generieren kann die DATEV Kontonr. der Debitoren bzw. Kreditoren automatisch gesetzt werden. Bei Auswahl einer mit (alle) gekennzeichneten Nummerierung werden auch die bestehenden Inhalte unter „DATEV Kontonr.” ersetzt.
Der Beginn des Wirtschaftsjahres wird auf der Business Central-Seite Buchhaltungsperioden festgelegt. Hier gibt es die Spalte Neues Geschäftsjahr.
Anhand dieser Tabelle wird das initiale Exportdatum des Datev Exports in der Datev Einrichtung festgelegt. Dieses Datum können Sie aber auch manuell verändern. Das kann bei einer sehr großen Anzahl der Sachposten der Fall sein, da beim Export jeder Sachposten durchlaufen werden muss und der Vorgang dadurch eine lange Laufzeit haben kann. Hier kann dann bei Bedarf ein Export monatsweise aufgeteilt werden. Es werden immer automatisch nur die Sachposten exportiert, die noch kein Kennzeichen haben, dass sie bereits exportiert wurden.
Im obigen Beispiel ist das Startdatum der 01.01.2021. Das Enddatum des Exports wird entsprechend zum Ende des Geschäftsjahres festgelegt. Das ist in diesem Beispiel der 31.12.2021. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Geschäftsjahresbeginn beispielsweise auf den 01.06. festzulegen. Hier kommt dann aber eine Besonderheit der Datev ins Spiel. In der Exportdatei ist das Datum nur dreistellig, es kann also nur ein Jahr festgelegt und exportiert werden. In dem Fall eines kalenderjahrübergreifenden Exports müssen dann zwei Exporte erzeugt werden. Einer für das Jahr 2021 von Juni bis Dezember und einer für das Jahr 2022 von Januar bis Mai.
Den Exportlauf rufen Sie auf der Seite „DATEV
Einrichtungen” oder der „DATEV Einrichtung
Karte” über die Aktion „Export starten” mit
dem aktuellen Datensatz der DATEV Einrichtung auf.
Nach Auswahl eines Einrichtungssatzes, in dem Sie die für den Exportlauf
maßgeblichen Parameter hinterlegen, starten Sie mit einem Klick auf “OK”
den Exportlauf.
Stellt die Schnittstelle dabei fest, dass in dem Ordner für die Ausgabedaten DATEV-Dateien vorhanden sind, werden diese nach einer Bestätigungsrückfrage gelöscht. Dabei werden keine Sicherungskopien angelegt. Wird die Bestätigung zum Löschen der DATEV-Dateien verneint, wird der Exportlauf nicht ausgeführt.
Vor dem eigentlichen Start des Exportlaufs werden die wichtigsten Einstellungen der „DATEV Einrichtung” dargestellt und können geändert werden, ohne die Einrichtung erneut aufzurufen. Evtl. Änderungen werden in der Einrichtung gespeichert.
Ein Datenexport kann über Stammdaten für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren sowie Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung (Buchungen) erfolgen. Die Dateien entstehen im csv-Format als ASCII-Daten auschließlich für DATEVpro-Anwendungen.
Beim Export von Daten entstehen drei .csv-Dateien im gewählten Ordner. Diese haben folgende Namen:
Diese Dateien sollten weder umbenannt noch mit einer anderen Software als einem Texteditor, der die Daten nicht umformatiert, gespeichert werden, bevor sie dem DATEV-Dienstleister übergeben werden. Falls Sie die Dateien aus Datensicherungszwecken abspeichern wollen, kopieren Sie sie vorher in einen anderen Ordner und benennen sie dort um.
Für Exporte in DATEVpro-Anwendungen wird das DATEV Format verwendet. Es hat eine fest vorgegebene Struktur und bedarf beim Import in die DATEV-Anwendung keiner Einstellung oder Änderung individueller Importformate.
Wenn in der „DATEV Einrichtung” der Schalter „Sachkontenbeschriftung” ausgewählt wurde, entsteht eine Datei mit dem Namen „EXTF_Sachkontobeschriftungen.csv”. Sie enthält die Kontonr. und die Kontobeschreibung.
Wenn in der „DATEV Einrichtung” der Schalter „Debitorenstamm” und/oder der Schalter „Kreditorenstamm” ausgewählt wurde, entsteht eine Datei mit dem Namen „EXTF_Stammdaten.csv” und enthält sowohl die Debitoren- als auch die Kreditorenstammdaten.
In dieser Datei sind folgende Daten enthalten:
Als Bankverbindung werden die ersten 10 in der Primärsortierfolge von Dynamics NAV/Business Central zu dem Debitor/Kreditor aufgefundenen Datensätze genommen. Weitere Bankverbindungen bleiben unberücksichtigt.
Wenn in der „DATEV Einrichtung” der Schalter „Buchungen” ausgewählt wurde, entsteht im Exportdatenordner eine Datei mit dem Namen „EXTF_Buchungen01.csv”. Enthält ein Exportlauf mehr als 95.000 Buchungssätze, werden weitere Dateien mit fortlaufender Nummer erstellt.
In dieser Datei sind folgende Daten enthalten:
Der Buchungstext wurde ab Business Central 14 auf 100 Stellen erweitert, die DATEV-Software akzeptiert aber weiterhin nur 60 Zeichen. Vor einer Buchung kommt es daher zu einer Prüfung der Länge der Buchungsbeschreibung. Ist diese zu lang, wird ein Fehler erzeugt und die Buchung bricht ab. Hier muss der Buchungstext entsprechend gekürzt werden. Aufgrund der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung muss hier vor der Buchung eingegriffen werden. Eine Veränderung der Posten nach der Buchung ist nicht zulässig.
Auf der Seite DATEV Einrichtung Karte finden Sie im Bereich Allgemein die Schaltfläche Buchungsbeschreibung mit mehr als 60 Zeichen kürzen. Ist diese aktiviert, werden Buchungsbeschreibungen, die über die von DATEV erlaubten 60 Zeichen hinausgehen, beim Export automatisch gekürzt werden.
Wird in Dynamics NAV/Business Central ein Fibu-Buchungsblatt verwendet, dessen Buchungsblatt-Vorlage nicht mit der Einrichtung Saldo pro Beleg abstimmen versehen ist, dürfen nach Soll und Haben sachlich zusammengehörende Buchungen nicht durch andere Buchungsblattzeilen getrennt werden. Andernfalls ist es nicht möglich, Konto und Gegenkonto sachlich korrekt zu bestimmen; es entstehen dann willkürlich erscheinende Buchungssätze in den Exportposten, obwohl die Salden der Konten korrekt bleiben.
Die USt.-ID wird nur gesetzt, wenn im Buchungssatz ein
Debitor/Kreditor enthalten ist und das EU-Länderkennzeichen von dem
Länderkennzeichen der USt.-ID in den Firmendaten abweicht.
Die Daten enthalten immer jedes angeführte Datenfeld, auch wenn es ohne
Inhalt ist.
Der verwendete Zeichensatz ist vom Typ ANSI (Vorgabe der DATEV für
Schnittstellen im DATEV Format).
Um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) u.a. auch beim
Datenaustausch in Bezug auf die Sicherung von Beleginformationen gegen
Änderungen, Löschungen und protokollierten Ergänzungen zu erfüllen,
werden Buchungen grundsätzlich mit dem Festschreibungskennzeichen 1
exportiert.
In der Schnittstelleneinrichtung kann dies für Testexporte ausgeschaltet
werden.
Achtung: Dies darf nur von Administratoren auf Testsystemen geschehen!
Das Fenster gibt eine Übersicht der wichtigsten Debitorenstammdaten, die ein Exportlauf mit dem aktuellen Datenstand erstellen würde. Das Fenster dient zugleich als Einrichtungs-Assistent.
Dieses Fenster gibt eine Übersicht der wichtigsten Kreditorenstammdaten, die ein Exportlauf mit dem aktuellen Datenstand erstellen würde. Das Fenster dient zugleich als Einrichtungs-Assistent.
Dieses Fenster zeigt das Ergebnis des letzten Exports von Buchungen oder Kontosalden.
Enthält das Exportprotokoll einen Exportfehlerhinweis, entspricht die dort genannte Satznr. derjenigen in der Spalte „Satzzähler” dieses Fensters.
Das Fenster „DATEV Protokoll” zeigt ein Kurzprotokoll für den jeweils
letzten Exportlauf an. Es wird auch für das Ergebnis der Formalprüfung
verwendet.
Erscheint im Protokoll ein Datenfehler, bezieht sich die dabei genannte
Satznr. auf die Spalte „Satzzähler” im Fenster „DATEV
Exportposten”.
Das Fenster wird automatisch am Ende eines Exportlaufs geöffnet und gibt
Auskunft über Speicherort und Namen der Exportdateien.
Mit der Aktion Formalprüfung starten im Fenster „DATEV Einrichtungen” wird eine formale Prüfung der in Dynamics NAV/Business Central hinterlegten Stamm- und Einrichtungsdaten ausgeführt, soweit sie für die Schnittstelle von Belang sind.
Geprüft wird, ob
Das Ergebnis der Formalprüfung wird in diesem Fenster als Protokoll
angezeigt und überschreibt ein evtl. vorhandenes Protokoll.
Die Formalprüfung stößt weder einen Exportlauf an noch prüft sie
vorhandene Exportdaten, sondern bezieht sich ausschließlich auf die
Einrichtungen in Dynamics NAV/Business Central in Bezug auf
Kompatibilität zur DATEV-Software.
Meldungen der Formalprüfung verhindern nicht zwingend einen Datenexport.
Es muss jedoch damit gerechnet werden, dass die Daten nicht vollständig
in eine DATEV-Software eingelesen werden können. Daher sollten die Daten
in Dynamics NAV/Business Central vor einem Exportlauf korrigiert
werden.
Das Fenster DATEV Abrechnungen gibt Auskunft über Datum, Art und Umfang ausgeführter Exportläufe.
Über die Aktionen kann eine Liste der exportierten Sachposten angezeigt werden.
Annulliert werden können nur Exportläufe von Buchungsdaten (Verarbeitungsart „Sachposten Export”). Stammdaten- oder Kontosaldenexporte sind nicht annullierbar.
Über das Fenster DATEV Abrechnungen und Anklicken
von „Annulliere letzte Zeile” mit anschließender Bestätigung wird im
vorstehenden Beispiel der Export mit der lfd. Nr. 1 annulliert.
Alternativ dazu kann eine Zeile markiert und diese gezielt mit einem
Klick auf Annulliere Zeile annulliert werden. In beiden
Fällen wird die Exportkennzeichnung in den Sachposten für den letzten
bzw. gewählten Exportlauf aufgehoben.
Die Annullierung löscht keine Austauschdaten im Exportdatenordner.
Im Fenster „DATEV Einrichtung” können mehrere Aktionen ausgelöst werden. Z.B. wird mit der Aktion „Versions Info” wird die Versionsnr. der Schnittstelle angezeigt.
Die folgenden Beispiele sind mit den Daten des Demomandanten CRONUS AG aus Dynamics NAV/Business Central entstanden.
Dazu wurden diese Einstellungen vorgenommen:
Die Beträge (Umsatz) enthalten die Mehrwertsteuer (brutto), die
Buchungen auf den Steuerkonten sind nicht in den Buchungssätzen
enthalten (Ausnahme: Direktbuchungen auf MwSt.-Konten).
Soweit erforderlich sind Steuerschlüssel gesetzt, außer bei Buchungen
auf Konten mit Automatikfunktion. Beim Import in die DATEV-Software wird
die MwSt. aus dem Bruttobetrag heraus gerechnet und eigenständig
gebucht.
Die Beträge (Umsatz) enthalten keine Mehrwertsteuer (netto), die Buchungen auf den Steuerkonten sind als eigenständige Buchungssätze aufgeführt.
Es sind keine Steuerschlüssel gesetzt und Buchungen auf Konten mit Automatikfunktion haben einen Berichtigungsschlüssel, damit beim Import in die DATEV-Software keine MwSt. aus dem Nettobetrag heraus gerechnet wird.
In folgendem Beispielszenario kann es zu einer Anforderung an den Datenexport kommen, der über die Schnittstelle nicht standardisiert erfüllt werden kann:
Ein Anwender hat den Geschäftsjahresbeginn zum 01.07. eingerichtet. Am 01.07. (lfd. Jahr) geht bestellte Ware ein. Die Rechnung dazu, datiert auf den 30.06. (Vorjahr), wird mit dem Buchungsdatum 01.07. (lfd. Jahr) gebucht. Ein Grund kann sein, dass der Warenwert in der Bilanz des Vorjahres enthalten sein muss, der Abzug der Vorsteuer dagegen erst im lfd. Jahr (wie gebucht) erfolgen darf. Das bedeutet, dass die Nettowerte des Wareneingangs nach der Buchung der Eingangslieferung manuell auf den 30.06. (Vorjahr) umzubuchen wären.
Wird die Beurteilung dieser Fälle und die evtl. erforderliche manuelle Umbuchung dem DATEV-Dienstleister (Steuerberater) überlassen, müssten ihm diese Fälle erkennbar gemacht werden.
Dazu enthält die Schnittstelle die Möglichkeit, im Einrichtungsformular einen weiteren Filter über das Belegdatum einzusetzen, über den dann zunächst diese Sonderfälle exportiert und die resultierenden Dateien gesichert werden können. Beispiel Datumsbereich: 01.07. bis 30.07. (lfd. Jahr), Belegdatumsbereich: 01.07. bis 30.06. (Vorjahr).
Nach Annullierung dieses Exportlaufs und Entfernung des
Belegdatumbereichs erfolgt über einen weiteren Exportlauf die nochmalige
Ausgabe dieser und der anderen Buchungen. Dem Steuerberater können
nunmehr mit entsprechender Information die Dateien für den allgemeinen
Import in die DATEV-Software und die für die manuellen Umbuchungen der
Nettowerte zur Verfügung gestellt werden.
Bei Verwendung der Schnittstelle wird diese Vorgehensweise notwendig,
weil die Struktur der DATEV-Daten nicht zwischen Buchungs- und
Belegdatum unterscheidet.
Alternativ dazu könnten diese Buchungen auch mit Standardmitteln von
Dynamics NAV/Business Central gefiltert und dem DATEV-Dienstleister in
anderer Form zugänglich gemacht werden (z.B. als Excel-Tabelle).
Wenn in Dynamics NAV/Business Central Buchungen getätigt wurden, die Umsatzsteuer am Konto und am Gegenkonto enthalten, muss bei Verwendung der Bruttomethode dieser Buchungssatz aufgeteilt werden. Weder die Schnittstellendatenstruktur noch die DATEV-Software ermöglichen es, diese Buchungen in einem Buchungssatz mit Umsatzsteuerabzug an beiden Konten zu verarbeiten. Daher ist es erforderlich, in der Gruppe „Export” der Seite „DATEV Einrichtung” ein Verrechnungskonto Die Schnittstelle verwendet dieses Konto dann, um die Aufteilung eigenständig vorzunehmen.
Wird in NAV/BC mit unrealisierter Mehrwertsteuer (Unrealisierte MwSt.
in Finanzbuchhaltung Einrichtung = ja, DATEV: Istversteuerung) gebucht,
so sind keine Bruttoexporte möglich. Die Schnittstelle überträgt dann
immer bei Zahlungsbuchungen am Debitor-Sammelkonto ein Kennzeichen zur
Abschaltung der DATEV-Automatik.
Das ist erforderlich, weil die Programmlogik in den DATEV
Rechnungswesenprogrammen bei Istversteuerung zu jeder
Zahlungseingangsbuchung eine automatische Umbuchung des entsprechenden
Steuerbetrages vom Konto “Umsatzsteuer nicht fällig” auf das Konto
“Umsatzsteuer fällig” vornimmt.
Eine Zahlungseingangsbuchung erkennt das DATEV-Programm daran, dass im
Buchungssatz ein Debitorkonto und ein Geldkonto enthalten sind.
Zu finden ist dieser Punkt unter: „Finanzbuchhaltung Einrichtung”.
Um einen Brutto-Export ausführen zu können, darf der Haken nicht gesetzt sein.
(mit unreal. MwSt. in NAV)
Noch nicht erbrachte Vorauszahlungen auf Lieferungen und Leistungen sind eine Verbindlichkeit - keine Forderung - gegenüber demjenigen, der die Lieferung/Leistung erbracht hat. Vorauszahlungen unterliegen der Umsatzsteuer bei Zahlungseingang (§13 UStG). Daraus folgt, dass sich aus der Rechnungsstellung für eine Vorauszahlung noch kein umsatzsteuerlicher Zusammenhang ergibt, obwohl auf einer Rechnung die Umsatzsteuer explizit auszuweisen ist. Forderungen oder Verbindlichkeiten sind dabei buchhalterische Begriffe, die in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit einem bürgerlich-rechtlich einklagbaren Anspruch stehen. Die erhaltene Vorauszahlung selbst sollte auf der Passiv-Seite der Bilanz auf ein Verbindlichkeitskonto gebucht werden.
In der DATEV werden solche Belege und Zahlungen nicht als Ist-Versteuerung gebucht. Sie erwartet für den Beleg einen Betrag einschl. der MwSt. - jedoch ohne auf ein MwSt.-Konto zu buchen. Dazu bieten sich Verrechnungskonten an (wie sie im SKR vorhanden sind) wenn, wie in der Praxis üblich (OP-Verwaltung, Mahnwesen), gegen einen Debitor/Kreditor gebucht wird. Die Steuerfälligkeit entsteht sowohl beim Rechnungsaussteller als auch beim Rechnungsempfänger durch die Zahlung (§13 Abs.1, Z.1a UStG, §15 Abs.1 Z.1 UStG). Es ist unerheblich, ob die Vorausrechnung die komplette Leistung oder eine Teilleistung umfasst.
Die USt. ist nach §16 UStG in die entsprechende Periode der Umsatzsteuervoranmeldung einzustellen, in die ein zugehöriger Beleg gebucht wurde. In MS Dynamics NAV/Business Central ist diese Periode durch das Buchungsdatum bestimmt. Die DATEV verwendet hierfür den Begriff Belegdatum. Relevant ist somit das Buchungsdatum der Zahlung.
Die Einrichtungen sind ergänzungs- und änderungsbedürftig und müssen auf die Kontenpläne in NAV und DATEV angepasst und mit dem DATEV-Dienstleister abgestimmt werden. Die angegebenen Konten in den Kontenplänen sind unsererseits keine generellen Vorschläge, sondern müssen Ihrerseits mit Ihrem DATEV-Dienstleister besprochen und festgelegt werden.
| NAV SKR03 | DATEV SKR03 | NAV SKR04 | DATEV SKR04 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Verkaufsvorauszahlungskonto Verr.Konto. beim Debitor 7% | 1593_1 | 1593 | 1495_1 | 1495 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 7% * |
| Verkaufsvorauszahlungskonto Verr.Konto. beim Debitor 19% | 1593_2 | 1593 | 1495_2 | 1495 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 19% * |
| Einkaufsvorauszahlungskonto Verr.Konto. beim Kreditor 7% | 1793_1 | 1793 | 3695_1 | 3695 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 7% * |
| Einkaufsvorauszahlungskonto Verr.Konto. beim Kreditor 19% | 1793_2 | 1793 | 3695_2 | 3695 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 19% * |
| DATEV Konto erhaltene Vorauszahlungen (Debitor) 7% | 1711 | 1711 | 3273 | 3273 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 7% |
| DATEV Konto erhaltene Vorauszahlungen (Debitor) 19% | 1718 | 1718 | 3272 | 3272 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 19% |
| DATEV Konto erhaltene Vorauszahlungen (Kreditor) 7% | 1511 | 1511 | 1181 | 1181 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 7% |
| DATEV Konto erhaltene Vorauszahlungen (Kreditor) 19% | 1518 | 1518 | 1186 | 1186 | mit Buchungsart/-gruppen in NAV 19% |
| MwSt. nicht fällig 7% | 1760 | 1760 | 3811 | 3811 | * |
| MwSt. nicht fällig 19% | 1761 | 1761 | 3810 | 3810 | * |
| Vorsteuer nicht fällig 7% | 1523 | 1564 | 1437 | 1437 | * |
| Vorsteuer nicht fällig 19% | 1524 | 1565 | 1438 | 1438 | * |
| Konto MwSt. fällig 19% | 1776 | 1776 | 3806 | 3806 | * |
* ggf. nach Steuersätzen differenzieren
In der Praxis werden unbezahlte Vorauszahlungsrechnungen gegen einen Debitor als Forderung gebucht, um den Verlauf der Vorauszahlung einfacher verfolgen zu können (Mahnwesen, offene Posten). Das Gegenkonto dazu kann ein Verrechnungskonto sein, z.B. 1593/1718 SKR03 oder 1495/3272 SKR04. Streng betrachtet ist eine Vorauszahlungsrechnung nicht buchungsfähig, da sie bis zur Zahlung weder Bilanz noch GuV-Rechnung beeinflussen darf. Im Gegensatz zu unreal. MwSt. (Istversteuerung) handelt es sich bei der Rechnung um einen Beleg, der sich weder auf erbrachte Lieferungen/Leistungen bezieht noch eine Forderung oder Verbindlichkeit begründet. Erst durch die Bezahlung einer Vorauszahlungsrechnung entsteht eine Verbindlichkeit (nicht erbrachte Lieferung/Leistung) und damit die Steuerpflicht.
Bei Zahlung der Vorauszahlungsrechnung sollte daher der offene Posten aus der vorgenannten Vorauszahlungsrechnung ausgeglichen werden.
Danach ist eine weitere Buchung auf dem Konto für erhaltene, versteuerte Vorauszahlungen (1718 SKR03, 3272 SKR04) nebst den MwSt.-Konten erforderlich (z.B. 1776 SKR03, 3806 SKR04), um die Steuerfälligkeit zu begründen. Das Konto 1718 im SKR 03 ist dabei das Konto, welches in der MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung in den Spalten „ Datev Konto erhaltene/geleistete Vorauszahlungen” hinterlegt wird. Es muss zwingend ein anderes sein als das in der Allg. Buchungsmatrix als „Verkaufsvorauszahlungs-Konto” eingerichtete.
Die Lieferung/Leistung wurde erbracht. Die Schlussrechnung wird als Gesamtbetrag gegen ein Erlöskonto gestellt. Es entsteht ein offener Posten als Forderung über den Gesamtbetrag.
Die Buchungen auf dem Konto für erhaltene, versteuerte Vorauszahlungen (z.B. 1718) nebst den dabei angesprochenen MwSt.-Konten werden aufgelöst, der offene Posten aus der Schlussrechnung um den angezahlten Betrag (die Verbindlichkeit) vermindert.
| Konto | Betrag | Gegenkonto | Betrag Gegenkonto | Beschreibung | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Vorauszahlungsbeleg | ||||
| Debitor z.B. 10000 Bruttobetrag | 1.190,00 | Vorauszahlungsrechnung, keine Buchung auf einem Umsatzsteuerkonto | |||
| 1593_2 Verr.Konto | 1.190,00 | ||||
| 2. | Zahlung | ||||
| Bank z.B. 1210 Bruttobetrag | 1.190,00 | Zahlung des Debitors | |||
| Debitor z.B. 10000 Bruttobetrag | 1.190,00 | ||||
| 3. | 1593_2 Verr. Konto Bruttobetrag | 1.190,00 | Auflösung von 1 und Umbuchung auf erhaltene Anzahlungen | ||
| 1718 Erh. Anz. Nettobetrag | 1.000,00 | ||||
| 1776 USt. | 190,00 | mit USt.-Fälligkeit | |||
| Schlussbeleg | |||||
| 4. | Debitor z.B. 10000 Bruttobetrag | 1.190,00 | Schlussrechnung | ||
| 8400 Erlöse Nettobetrag | 1.000,00 | ||||
| 1776 USt. Umsatzsteuerbetrag | 190,00 | ||||
| 5. | 1718 Erh. Anz. Nettobetrag | 1.000,00 | Ausbuchung der erhaltenen | ||
| 1776 USt. Umsatzsteuerbetrag | 190,00 | Anzahlung | |||
| Debitor z.B. 10000 Bruttobetrag | 1.190,00 |
Die Konten 1718 (Erhaltene Vorauszahlungen) und 8400 (Erlöse) sind Automatikkonten und erstellen die Buchungen auf dem Konto 1776 (USt.) über den Bruttobetrag von 1.190,00. Bei fehlender Kennzeichnung im NAV-Kontenplan als Automatikkonten wird ein Steuerschlüssel gesetzt.
Die Zahlung in Buchungssatz 2 gleicht den Debitorposten (Rechnung) aus Buchung 1 aus (in der DATEV über identische Belegnummern).
Im Buchungssatz 3 entsteht kein offener Posten, sondern nur eine Verbindlichkeit auf Konto 1718 nebst der Steuerfälligkeit. Er macht die Buchung der Vorauszahlung aus 1 rückgängig. Die Buchungssätze zu 3, 4 und 5 erfolgen über Automatikkonten oder mit Steuerschlüsseln. Buchungssatz 4 ist die Buchung der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag. Durch Lieferung/Leistung entsteht aus der Verbindlichkeit eine Forderung. Buchungssatz 5 gleicht die in Buchungssatz 3 entstandene Verbindlichkeit aus und vermindert den offenen Posten aus der Schlussrechnung um den gezahlten Vorauszahlungsbetrag.
Aus dem Beispiel ist ersichtlich, dass in der DATEV keine Konten für unreal. MwSt. (Istversteuerung) verwendet werden.
In NAV entstehende Sachposten bei 119,00 € brutto Vorauszahlung und 595,00 € brutto Gesamtrechnung mit 19% MwSt. (Beleg über 500,00 € netto mit 20% Vorauszahlung).
| Konto | Betrag | Gegenkonto | Betrag Gegenkonto | Beschreibung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Vorauszahlungen | |||||
| 10000 Debitor | 119,00 € | ||||
| 1593_2 Verr. Konto (netto) | -100,00€ | löst Exportkosten inkl. MwSt. nicht fällig aus | |||
| 1760 MwSt. nicht fällig | -19,00 € | unrealisiert, kein Exportposten | |||
| Zahlung | |||||
| 1210 Bank | 119,00 € | ||||
| 1760 MwSt. nicht fällig | 19,00 € | unrealisiert, kein Exportposten | |||
| 776 MwSt. fällig | -19,00 € | realisiert, kein Exportposten (enthält Buchungsart/-gruppen) | |||
| 10000 Debitor | -119,00 € | ||||
| Schlussbeleg | |||||
| 10000 Debitor | 476,00 € | Schlussbetrag | |||
| 1593_2 Verr. Konto (netto) | 100,00 € | kein Exportposten | |||
| 1776 MwSt. fällig | 19,00 € | kein Exportposten | |||
| 8400 Erlös (netto) | -500,00 € | ||||
| 1776 MwSt. fällig | -95,00 € |
Die Zahlung des Schlussbelegs ist ein Standardfall.
| Konto | Gegenkonto | Beschreibung | |
|---|---|---|---|
| Vorauszahlungsbeleg | |||
| 1793_2 Verr. Konto (brutto) | keine Buchung auf USt.-Konten | ||
| 70000 Kreditor (brutto | |||
| Zahlung | |||
| 70000 Kreditor (brutto) | |||
| 1200 Bank (brutto) | |||
| 1575 Vorsteuer fällig | |||
| 1793 Verr. Konto (brutto) | |||
| Schlussbeleg | |||
| 3400 WE (netto) | |||
| 1575 Vorsteuer fällig | |||
| 70000 Kreditor (brutto) | |||
| 1518 geleistete Zahlung (netto) | |||
| 1575 Vorsteuer fällig | |||
| 70000 Kreditor (brutto) |
In NAV entstehende Sachposten bei 119,00 € brutto Vorauszahlung und 595,00 € brutto Gesamtrechnung mit 19% MwSt.
| Konto | Betrag | Gegenkonto | Betrag Gegenkonto | Beschreibung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Vorauszahlungsbeleg | |||||
| 1793_2 Verr. Konto (netto) | 100,00 € | löst Exportkosten inkl. Vorsteuer nicht fällig aus | |||
| 1524 Vorsteuer nicht fällig | 19,00€ | unrealisiert, kein Exportposten | |||
| 70000 Kreditor | -119,00€ | ||||
| Zahlung | |||||
| 1200 Bank | -119,00 € |
Die Zahlung des Schlussbelegs ist ein Standardfall.
(Vorauszahlung mit unreal. MwSt., vereinbarte Entgelte) im CRONUS-Mandanten
Nachstehende Beispiele beziehen sich auf einen SKR 03.
Die Einrichtungen sind ergänzungs- und änderungsbedürftig und müssen auf die Kontenpläne in NAV/BC und DATEV angepasst und mit dem DATEV-Dienstleister abgestimmt werden. Die angegebenen Konten in den Kontenplänen sind unsererseits keine generellen Vorschläge, sondern müssen Ihrerseits mit Ihrem DATEV-Dienstleister besprochen und festgelegt werden.
Sofern für einen Fall des § 13b UStG in der DATEV keine Konten mit Automatikkonten bereit gestellt sind oder
individuelle Steuersätze verwendet werden, können die dann
erforderlichen Steuerschlüssel und USt.-Sachverhalte in der
MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung hinterlegt werden.
Dazu ist diese Einrichtung erweitert um die Felder
Versorgen Sie diese Zusatzinformationen nur nach Rücksprache mit dem Steuerberater oder dem DATEV-Dienstleister.
Diese Zusatzinformationen wirken sich nicht auf Buchungen in Dynamics NAV aus und werden nicht an Tabellen des Dynamics NAV/Business Central Ursprungs weitergegeben, auch nicht informativ. Sie bewirken lediglich eine Änderung in den Steuerschlüsseln der DATEV Exportposten bei einem Export mit der Bruttomethode.
Als Steuerschlüssel können bei ein-/zweistelligen Steuerschlüsseln 0, 46, 47, 91, 92, 93, 94 oder 95 sowie 50 - 59 angegeben werden. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem DATEV-Dienstleister über die genaue Bedeutung dieser Steuerschlüssel.
Derzeitige Bedeutung:
Der USt.-Sachverhalt ist in der DATEV Software für die Fälle des § 13b Abs. 2 Nrn. 1-10 UStG vorgegeben. Er besteht aus einer Kennzahl, die nicht mit der Nummerierung im Gesetzestext übereinstimmt und eine genaue Abstimmung mit dem DATEV-Dienstleister erfordert.
Der USt.-Sachverhalt wird nur bei Verwendung der Schnittstelle im
DATEV Format übertragen, da die früheren Formate KNE oder OBE dafür
nicht strukturiert sind. Jedoch ist eine Angabe des USt.-Sachverhalts
nicht in allen Fällen zwingend.
Bitte beachten Sie, dass immer alle Buchungen der Kombination einer
MwSt.-Geschäfts- und MwSt.-Produktbuchungsgruppe mit den hinterlegten
Zusatzinformationen in die Exportposten einfließen, wenn der
MwSt.-Posten die MwSt.-Berechnungsart „Normale MwSt.”
oder „Erwerbsbesteuerung” enthält. Andererseits werden
auch keine Buchungen mit 13b-Zusatzinformationen versorgt, wenn die
MwSt-Berechnungsart eine andere ist.
Der Schlüssel 0 kann nur an eine Buchungsgruppenkombination mit der MwSt.-Berechnungsart „Normale MwSt.” hinterlegt werden. Er bewirkt, dass in NAV als steuerfrei mit einem Steuersatz von 0% gebuchte Posten der DATEV als nicht steuerbar übertragen werden. Bitte beachten Sie dazu den Unterschied von steuerfrei und nicht steuerbar (Option „Bruttoexport” der DATEV Einrichtung).
Beachten Sie beim Role Tailored Client (RTC), dass die Daten vom Anwendungsordner auf den Service Tier Server übertragen werden. Bei der Einrichtung von Systemkontingenten muss das berücksichtigt werden. Eine besondere Rolle haben auch die Konfigurationsdaten des RTC-Dienstes (NST, NAV Service Tier) in der Datei „customsettings.config”.
Ist die Einstellung „ClientServicesMaxUploadSize” zu gering, kommt es zu der Meldung “Die gewünschte Datei ist zu groß.” ohne Hinweis auf die Ursache der Meldung. Ein Importlauf bricht dabei ab.
Grundlage des Imports sind, wie auch beim Export, die von der DATEV eG normierten ASCII-Dateien für DATEVpro-Anwendungen. Die Anwendungen der DATEV können in der Regel solche Daten exportieren. Lohnstammdaten und Lohnbewegungsdaten (z.B. Mitarbeiter, Arbeitszeiten) werden nicht importiert. Bewegungsdaten der Anlagenbuchhaltung sind enthalten, soweit sie sich in den Sachbuchungen darstellen.
Eine Kompatibilität zu dritten Finanzbuchhaltungssystemen mit DATEV Schnittstelle kann nicht garantiert werden.
Jeder Importlauf prüft, ob Buchungs- und Stammdaten in den Austauschdateien vorhanden sind und importiert sie gegebenenfalls in die dafür vorgesehen Tabellen. Es finden keine direkten Importe in Posten- oder Stammdatentabellen des Ursprungs von Dynamics NAV/Business Central statt.
Alle Importe erfolgen in zwei Schritten:
Beide Schritte können entweder in einem oder in getrennten Abläufen erfolgen.
Für den Import in Dynamics NAV/Business Central werden diese Daten in eine Importtabelle (5041052 „Datev Posten”) eingelesen und anschließend über die Funktion „Übertrage Posten in Fibu Buchblatt” innerhalb der DATEV Einrichtung oder in den DATEV Importposten in ein Buchblatt von Dynamics NAV/Business Central übertragen.
Der Import in die Zusatztabelle umfasst sämtliche aus der DATEV exportierte Buchungen. Darin eingeschlossen sind auch eventuelle Buchungen auf die Vortragskonten 90xx der DATEV und die von der DATEV zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres erstellte Eröffnungsbilanz. Achten Sie darauf, dass Sie den wiederholten Import von Eröffnungsbilanzwerten vermeiden, da in Dynamics NAV/Business Central die Kontensalden aus der Summe der Sachposten zu einem Konto errechnet werden.
Es werden Stammdaten für Sachkonten (Kontonr. und -beschriftung), Debitoren und Kreditoren in eine eigene Importtabelle (5041054 „Datev Import Stammdaten”) eingelesen. Die Übertragung von dort in die Tabellen von Dynamics NAV/Business Central kann über den Menüpunkt „Importierte Stammdaten übertragen” erfolgen oder innerhalb der DATEV Einrichtung nach Auswahl des Reports 5041054 (oder durch eine selbsterstellte Anpassung - der mitgelieferte Report ist hier nur als Vorlage für den Import von CRONUS Demodaten zu sehen) im Feld „Start Report Stammdaten Import”.
Die „Direktimporttabellen” dienen dem direkten Import der DATEV-Daten in einem ersten Importschritt. Dies sind:
Tabelle 5041052 Datev Entry (Datev Posten)
Hier befinden sich die direkt importierten Buchungssätze. Die „Lfd. Nr.”
ist negativ (positive sind aus NAV oder Business Central exportierte
Daten).
Tabelle 5041054 Datev Import Master Data (Datev Import
Stammdaten)
Hier befinden sich die direkt importierten Stammdaten.
Richten Sie zunächst die Schnittstelle anhand der Exportdokumentation
und dem Einrichtungsassistenten ein.
In dieser Dokumentation wird nur auf die für den Import relevanten
Felder eingegangen.
Um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) u.a. auch beim Datenaustausch in Bezug auf die Sicherung von Beleginformationen gegen Änderungen, Löschungen und protokollierten Ergänzungen zu erfüllen, werden Buchungen, welche mit Festschreibungskennzeichen 1 (Ja) importiert werden, nicht erst ins Buchblatt übertragen, sondern direkt gebucht. In der Schnittstelleneinrichtung kann dies für Testexporte ausgeschaltet werden.
Dies darf nur von Administratoren auf Testsystemen geschehen!
Ab dem DATEV Pro Format 700 können in der DATEV-Software bis zu 36 Stellen verwendet werden. In NAV/BC können also die standardmäßigen 20 Zeichen übergeben werden.
Bei längeren Rechnungs-/Belegnr. kann hier ausgewählt werden, ob die ersten oder letzten 20 Stellen der Nummer verwendet werden sollen.
Bezeichnet das Buchungsblatt, in welches die Buchungssätze importiert werden.
Tritt in den von der DATEV gelieferten Buchungssätzen sowohl im Konto als auch im Gegenkonto eine Personenkontonr. auf, wird der Buchungssatz beim Import in zwei Buchungssätze aufgeteilt, die an Stelle des zweiten Personenkontos im Buchungssatz jeweils die Verrechnungskontonr. enthalten. An diesem Verrechnungskonto sollten keine Buchungsgruppen hinterlegt sein. Ähnlich verhält es sich, wenn im Buchungssatz ein debitorischer Kreditor oder kreditorischer Debitor (siehe Übertragung von Buchungssätzen) auftritt.
Die Einstellung wird erst geprüft und verlangt, wenn solche Buchungssätze tatsächlich vorkommen.
Ab DATEV-Schnittstellenversion 700 werden die Buchungsdaten aus der DATEV Software immer mit dem Festschreibungskennzeichen 1 (Ja) übertragen und somit direkt gebucht.
Es wird unterschieden zwischen Buchungsdaten und Stammdaten der Finanzbuchhaltung.
Es kann ein Report angegeben werden, der nach einem Stammdatenimport automatisch gestartet wird, um die importierten Daten in die Tabellen von Dynamics NAV/Business Central zu übertragen, wenn die Funktion „Übertrage Stammdaten in NAV-Tabellen” aufgerufen wird. Der in der Schnittstelle enthaltene Report 5041054 „Datev Master Data Transfer (Datev Stammdaten übertragen)” kann hierfür verwendet werden. Es sollte jedoch zuvor geprüft werden, ob die darin enthaltenen Zuordnungen den individuellen Erfordernissen, insbesondere bei den Buchungsgruppen, entsprechen.
Der Report 5041054 kann auch durch einen anderen, selbst erstellten
Report ersetzt werden.
In der Requestpage gibt es die Option „überschreibe Stammdaten”. Nur
wenn dieser gesetzt ist, werden die Stammdaten überschrieben.
Die DATEV liefert in der Regel Buchungssätze, in deren Beträgen die Umsatzsteuer enthalten ist (Bruttobeträge). Dabei kann der Steuersatz in Buchungsschlüsseln (Berichtigungs- und Steuerschlüssel) enthalten sein. Um solche Buchungen mit der in Dynamics NAV/Business Central erforderlichen Buchungsart und den Buchungsgruppen zu versehen, sind in dieser Tabelle die den Berichtigungs- und Steuerschlüsseln entsprechenden Werte für NAV/BC zu hinterlegen. Achten Sie dabei darauf, dass in der DATEV-Software diese Schlüssel vom Buchungsdatum abhängig sein können. Es ist auch möglich, von dem DATEV-Anwender eventuell verwendete individuelle Steuerschlüssel zuzuordnen.
Ist diese Tabelle beim Start der Seite leer, werden die nachstehend gezeigten Datensätze automatisch angelegt. Ergänzen Sie diese um die erforderlichen Buchungsarten und -gruppen.
Sollte es in der Zwischenzeit ein Update der Steuerschlüssel gegeben haben, können Sie die Liste mit Steuerschlüssel aktualisieren auf den neuesten Stand bringen.
Danach kommt eine Abfrage, bei der Sie auswählen können, ob alle Steuerschlüssel gelöscht und neu eingetragen oder ob nur die neuen Schlüssel hinzugefügt werden sollen.
Weitere Datensätze mit den Berichtigungsschlüsseln 2, 3, 4, 6, 7 oder 8 sollten nicht eingetragen werden, da diese Berichtigungsschlüssel sich auf die automatisch generierten Schlüssel beziehen und Sonderfunktionen wie z.B. Stornierung auslösen, die von der Schnittstelle automatisch berücksichtigt werden.
Ab dem DATEV Pro Format 700 können statt der bisher von der DATEV verwendeten ein-/zweistelligen Steuerschlüsseln auch drei-/vierstellige verwendet werden. Dies muss mit dem DATEV Berater abgestimmt werden.
Falls Sie drei- oder vierstellige Steuerschlüssel benutzen, können Sie in der Import Buchungsschlüssel-Tabelle die aktuelle DATEV Steuerschlüssel Version anzeigen lassen.
Der Datenimport wird über die Aktion „Import starten” ausgelöst, welche in der “DATEV Einrichtung Übersicht” zu finden ist. Daraufhin wird folgende Seite vor dem Import geöffnet, wo Sie weitere notwendige Einstellungen vornehmen.
DATEV Einrichtung Nr.: Wählen Sie hier den
Einrichtungssatz, mit dessen Einstellungen ein Importlauf ausgeführt
werden soll. Die weiteren Einstellungen bestimmen Art und Umfang des
Importlaufs.
Der Filter kann auch eingesetzt werden, um die Buchungen einer
Eröffnungsbilanz abzugrenzen (s.u. zu Gruppe Optionen „Ohne USt.
(EB-Werte)“.
Import Datentyp: Hier wird festgelegt, ob
Buchungssätze und/oder Stammdaten zu importieren sind.
Sollen keine Buchungssätze in ein Buchungsblatt übertragen werden
(Einstellung in den Optionen „Import Datentyp” und „Import Modus, s.u.),
so sind die Filter hier unerheblich.
Import Modus: Mit dieser Auswahl legen Sie fest, ob nur importiert, nur eine Übertragung in NAV-Tabellen oder beides stattfinden soll.
„Lösche Importtabelle” bewirkt, dass die Importtabellen vor einem Import geleert werden. Bei deaktivierter Option werden die DATEV-Daten angehängt. Die Einstellung ist nur wirksam, wenn bei Importmodus ein Import eingestellt ist.
„Belegnrn. anpassen” wirkt sich nur auf die Übertragung aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt aus (zur Funktionsweise siehe unter Übertragung von Buchungssätzen).
„Ohne USt. (EB-Werte): Diese Einstellung wirkt sich ebenfalls nur auf die Übertragung aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt aus. Ist die Option gesetzt, werden im Buchungsblatt keine Buchungsarten und Buchungsgruppen eingetragen. Das kann dann erforderlich sein, wenn die Eröffnungsbilanz in den DATEV-Buchungsdaten enthalten ist, deren Beträge ohne Umsatzsteuer zu buchen sind. Um die Eröffnungsbilanz-Werte von den anderen Buchungssätzen zu unterscheiden, kann der Filter in der Gruppe „DATEV Posten” verwendet werden.
Zur Beachtung bei EB-Werten: einem Vortrag der EB auf die Konten für Debitoren/Kreditoren (z,B. 9008, 9009) können ein oder mehrere Sachbuchungen folgen, die den Vortrag auf den Debitor/Kreditor einem Erlös-, Aufwands- oder Steuerkonto zuordnen. Diese Buchungen enthalten kein Vortragskonto des Bereichs 90xx und müssen anders gefiltert werden. Es kommt vor, dass in dem Feld „EU VAT %” der Importtabelle ein Kennzeichen gesetzt ist.
Ohne Vortragskonten: Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Übertragung in das Buchungsblatt die Vortragskonten nicht berücksichtigt werden.
„Setze Buchungsdatum aus Arbeitsdatum” ermöglicht es, anstelle des aus der DATEV stammenden Belegdatums das Arbeitsdatum aus NAV/BC als Buchungsdatum in das Buchungsblatt einzusetzen. Das Belegdatum wird dabei nicht verändert und ist maßgeblich für die Umsetzung der DATEV-Buchungsschlüssel in die NAV/BC-Buchungsgruppen. Siehe dazu auch Buchungs- und Belegdatumskonflikt zwischen Dynamics NAV und DATEV.
„Filter: SNC DATEV Posten”: Bezieht sich auf die Übertragung von Buchungssätzen aus der zusätzlichen Tabelle „DATEV Posten” in ein Buchungsblatt. Es kann ein Filter verwendet werden, um importierte Buchungssätze einzugrenzen oder auszuschließen.
Die “Lfd. Nr.” der Tabelle „DATEV Posten” enthält für Importe von Buchungssätzen negative Ganzzahlen (positive Ganzzahlen sind für Exporte reserviert). Weitere Filter können hinzugefügt werden.
Die Schaltfläche „OK” startet den Import, prüft die Vollständigkeit der Einrichtung und auf leert auf Nachfrage den Inhalt des Buchungsblatts, in das eingelesen werden soll.
Daran anschließend erfolgt die Übertragung der DATEV-Daten in die zusätzlichen NAV/BC-Tabellen „DATEV Entry (DATEV Posten)” und/oder „Datev Import Master Data (Datev Import Stammdaten)“. Darin enthaltene Daten aus einem vorherigen Import werden gelöscht, wenn die Option „Lösche Importtabelle” aktiviert ist. Daten aus einem Export bleiben erhalten. Während dieses Vorgangs findet die Erkennung der Konto- bzw. Gegenkontoart statt (Debitor, Kreditor, Geldkonto). Die verwendeten Kontonummern sind die der DATEV.
Ab DATEV-Schnittstellenversion 700 werden die Buchungsdaten aus der DATEV Software immer mit dem Festschreibungskennzeichen 1 übertragen und somit direkt gebucht.
Die Formulare „Datev Import Entry List (Datev Importposten Übersicht)” und „Datev Import Master Data (Datev Import Stammdaten)” zeigen die von der DATEV eingelesenen Buchungssätze und Stammdaten in den Direktimporttabellen.
Die Dateien der DATEV können beliebig oft in die zusätzlichen Importtabellen und/oder ein Dynamics NAV/Business Central Buchungsblatt bzw. die Stammdatentabellen des Ursprungs neu eingelesen bzw. angehängt werden.
Bricht der Importvorgang während einer Übertragung der Daten aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt bzw. die Stammdatentabellen ab, so enthalten die zusätzlichen Tabellen weiterhin die von der DATEV übertragenen Daten. An diesen Daten kann geprüft werden, welche weiteren Einrichtungen in Dynamics NAV/Business Central erfolgen müssen, um die Übertragung in ein Buchungsblatt oder die Stammdaten ohne Abbruch auszuführen. Die Abbruchmeldung von NAV/BC gibt dazu nähere Informationen.
Ab Business Central 14 wurde der Buchungstext auf 100 mögliche Stellen erweitert, aber die DATEV-Software akzeptiert weiterhin nur 60 Zeichen. Vor einer Buchung kommt es daher zu einer Prüfung der Länge der Buchungsbeschreibung. Ist diese zu lang, wird der Import abgebrochen. Diesen Fehler können Sie vermeiden, indem Sie in der SNC DATEV-Einrichtung im Bereich Allgemein die Option Buchungsbeschreibung mit mehr als 60 Zeichen kürzen aktivieren.
Das folgende Bild zeigt die Darstellung der zusätzlichen Tabelle „Datev Posten” mit reimportierten Buchungssätzen aus dem CRONUS-Mandanten.
Die Aktion „Buch.-Blatt” ruft das für den Import genutzte Buchungsblatt auf und stellt dar, wie der Beleg der markierten Zeile in das Buchungsblatt übertragen wurde.
Die Kontonummern der DATEV werden unter Berücksichtigung der bei Sachkonten, Debitoren und Kreditoren hinterlegten DATEV Kontonr. in die von Dynamics NAV/Business Central verwendeten Konten umgesetzt. Dabei wird auch die Kontoart bzw. Gegenkontoart eingesetzt.
Konten mit der Kontoart Debitor oder Kreditor werden grundsätzlich in die Spalte Konto übertragen, auch wenn die DATEV sie als Gegenkonto geführt hat. Entsprechend werden Geldkonten in die Spalte Gegenkonto übertragen. Die dabei erforderliche Vorzeichenumkehr des Betrags wird vorgenommen. Ist bei einem Debitor ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, erfolgt im NAV/BC Ursprung bei der Übertragung in ein Buchungsblatt eine Abfrage, ob dieser abweichende Rechnungsempfänger verwendet werden soll. Verneinen Sie diese Frage, werden die Daten nicht in das Buchungsblatt übertragen.
Kann in Dynamics NAV/Business Central kein der DATEV-Angabe entsprechendes Konto gefunden werden, wird die von der DATEV verwendete Kontonr. ohne weitere Prüfung eingesetzt. Zeilen dieser Art können erst nach manueller Korrektur gebucht werden. Dazu müssen Sie ab der DATEV-Schnittstellenversion 510 nach Abbruch des Imports das entsprechende Konto anlegen werden und den Import erneut durchführen.
Alle im Kontenplan mit der Kontoart Automatikkonto gekennzeichneten Konten sollten folgende Daten enthalten, um den in der Automatikfunktion der DATEV festgelegten Buchungsvorgang für Umsatzsteuer korrekt abzubilden:
Ist dort nichts hinterlegt - weder Buchungsgruppen noch Automatikkonto - erfolgen keine Eintragungen in die Buchungsblattzeile. Da die DATEV bei Konten mit Automatikfunktion keine Steuerschlüssel überträgt, ist es nicht ausreichend, nur die Tabellen der „Datev Import Buchungsschlüssel” je nach gewählter Einrichtung zu versorgen.
Trotzdem sollten Sie sicherstellen, dass die Tabelle SNC DATEV Import Buchungsschlüssel korrekt eingerichtet ist. Bei dem Import der DATEV-Daten wird geprüft, ob der Buchungssatz der DATEV einen solchen Buchungsschlüssel enthält. Falls ja, wird dieser entsprechend der oben genannten Tabelle in die Buchungsgruppen von NAV/BC umgesetzt und in die Buchungsblattzeile eingetragen. Damit wird auch eine eventuelle vorherige Eintragung aus dem NAV/BC Kontenplan überschrieben.
Bei Sachbuchungen, die von der DATEV mit einem Steuerschlüssel übergeben wurden, werden Buchungsart und -gruppen primär am Gegenkonto eingetragen. Sollte das nicht möglich sein, da es sich bei dem Gegenkonto um ein Debitor-, Kreditor- oder Geldkonto handelt, werden Buchungsart und -gruppen am Konto eingetragen.
Ferner ist für die Übernahme von Buchungsart und -gruppen die Einstellung am Fibu-Buch.-Blattnamen zu „MwSt.Einr. in Bu.Bl.Zeile kop.” zu beachten. Ist diese Einstellung deaktiviert, werden weder Buchungsart noch Buchungsgruppen herangezogen.
Währungscodes werden in den Buchungsblattzeilen nach folgendem Schema hinterlegt:
| Währungscode im Buch.-Blatt | Währungsfaktor im Buch.-Blatt | |
|---|---|---|
| DATEV Whrg. z.B. EUR = NAV/BC MW EUR | Leer | 0 |
| DATEV Whrg. z.B. USD <> NAV/BC MW EUR DATEV Whrg. z.B. USD DATEV MW = DATEV Whrg. | DATEV Whrg. USD | Aus den NAV/BC Währungstabellen für die DATEV Whrg. |
| DATEV Whrg. z.B. USD <> NAV/BC MW EUR DATEV MW. z.B. EUR = NAV/BC MW EUR | DATEV Whrg. USD | Wie in der DATEV mitgegeben |
| DATEV Whrg. z.B. GBP <> NAV/BC MW EUR DATEV MW z.B. USD <> NAV/BC MW EUR | DATEV Whrg. GBP | AUs den NAV/BC Währungstabellen für die DATEV Whrg. |
NAV/BC MW: Mandantenwährung in NAV/Business Central, DATEV MW: Mandantenwährung in der DATEV-Software, DATEV Whrg.: im Buchungssatz von der DATEV verwendete Währung
Ist ein im Buchungssatz der DATEV verwendeter Währungscode nicht in der Währungstabelle von Dynamics NAV/Business Central eingetragen oder kein Wechselkurs hinterlegt, wenn er nach vorstehender Tabelle von Dynamics NAV/Business Central berechnet werden müsste, wird die Übertragung in das Buchungsblatt abgebrochen.
Die Belegart der Buchungsblattzeilen ergibt sich jeweils aus dem Zusammenhang von Kontoart und Gegenkontoart (Sachkonto, Personenkonto, Geldkonto) und dem Vorzeichen des Betrags.
Belegnr. und Beschreibung werden wie in der DATEV verwendet übernommen. Ebenso wird die Belegnr. als Externe Belegnr. eingetragen, wenn in Dynamics NAV/Business Central eine Externe Belegnr. zwingend notwendig ist (Einrichtung in Verkauf und Einkauf).
Die Belegnr. wird während der Übertragung nicht darauf
geprüft, ob sie bereits in den Sachposten oder Buchungsblättern
vorhanden ist. Ebenso kann innerhalb eines Imports die Belegnr.
in den von der DATEV überstellten Buchungen wiederholt auftreten oder
ganz fehlen. Diese Fälle können Sie über die Funktion
Testbericht im Buch. Blatt ermitteln.
Soll die Belegnr. im Buchungsblatt eindeutig in Bezug auf vorhandene
Sachposten und dem Vorkommen in Buchungsblättern sein, kann beim Aufruf
des Imports die Option „Belegnrn. anpassen” gewählt
werden.
Mehrfach auftretende Belegnummern mit den Belegarten Rechnung oder
Gutschrift werden dann durch „-IMPxxxx” ergänzt, wobei unter xxxx eine
mit 0001 beginnende fortlaufende Nummer zu verstehen ist.
Es ist jedoch nicht möglich, in jedem Fall eine Eindeutigkeit der
Belegnr. zu erreichen, da z.B. während des Imports oder der Prüfung des
Buchungsblatts Buchungen erfolgen oder in anderen Buchungsblättern
Buchungen erfasst werden können.
Ist in dem Buchungssatz aus der DATEV ein Skontobetrag enthalten, wird eine zusätzliche Buchungsblattzeile für die Skontobuchung eingefügt. Als Gegenkonto wird, in Abhängigkeit von der Einstellung zu „Skonto berichtigen” in der Fibu-Einrichtung, das Skontokonto aus der Buchungsmatrix Einrichtung oder das in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungsgruppe hinterlegte Skontokonto herangezogen. Falls in dem Buchungssatz ein Buchungsschlüssel übergeben wurde, wird die Buchungsmatrix Einrichtung über die Tabelle DATEV Import Buchungsschlüssel ermittelt. Ansonsten wird das Skontokonto aus der ersten Buchungsmatrix Einrichtung genommen, die zu der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors/Kreditors eingerichtet ist. Kann kein hinterlegtes Skontokonto ermittelt werden, bleibt das Gegenkonto leer und muss manuell nachgetragen werden. Der Belegnr. dieser Buchung wird „-SKTO” angehängt.
Buchungssätze, in denen sowohl Konto als auch Gegenkonto ein Personenkonto enthalten, werden in zwei Buchungsblattzeilen aufgeteilt. Dabei wird das in der DATEV Einrichtung in der Gruppe Import hinterlegte Verrechnungskonto verwendet.
Buchungsblattzeilen mit debitorischem Kreditor können entstehen, wenn die am Sachkonto von Dynamics NAV oder die in der Tabelle „DATEV Buchungsschlüssel” hinterlegte Buchungsart auf Verkauf gesetzt ist, jedoch das Konto bzw. Gegenkonto einen Kreditor enthält. Dementsprechend kann eine Zeile mit kreditorischem Debitor entstehen, wenn das Sachkonto oder die Tabelle „DATEV Buchungsschlüssel” den Eintrag Einkauf führen, jedoch ein Debitor im Buchungssatz enthalten ist.
Es ist in solchen Fällen nicht angebracht, die Buchungsart zu ändern (Verkauf auf Einkauf oder Einkauf auf Verkauf), da das die Mehrwertsteuerberechnung beeinflusst (Vorsteuer oder abzuführende MwSt.). Wird von der DATEV-Software ein Steuerschlüssel übergeben, muss der Kontext (Vorsteuer oder abzuf. MwSt.) auf jeden Fall erhalten bleiben. Ist im Buchungssatz der DATEV kein Steuerschlüssel enthalten, wird die Buchungsart vom Sachkonto genommen, wodurch der Umsatzsteuerzusammenhang ebenfalls erhalten bleibt (analog zum Verfahren, bei dem ein Steuerschlüssel übergeben wurde).
Enthält dadurch im Buchungsblatt ein Buchungssatz mit einem Debitor die Buchungsart „Einkauf” bzw. einem Kreditor die Buchungsart „Verkauf”, so wird dieser Buchungssatz in zwei Buchungssätze aufgeteilt:
Das Personenkonto erhält als Gegenkonto das DATEV Verrechnungskonto, Buchungsgruppen und Buchungsart werden entfernt, die Belegart wird beibehalten, die Dimensionen werden entfernt. Damit entsteht der offene Posten auf dem Personenkonto.
Der zusätzliche Buchungssatz erhält als Konto die Verrechnungskontonr. (DATEV Einrichtung, Gruppe Import) und als Gegenkonto das ursprüngliche Gegenkonto der Buchung mit Buchungsart und -gruppen. Die Belegart wird in diesem Buchungssatz entfernt, die Dimensionen werden beibehalten.
Mit diesem Verfahren ist gewährleistet, dass bei solchen Buchungen sowohl das Personenkonto als auch der steuerliche Zusammenhang erhalten bleiben.
Die Struktur der DATEV-Dateien enthält keine für NAV/BC verwertbare Kennzeichnung, ob ein importierter Posten offen/geschlossen ist oder mit welchen Posten er geschlossen werden soll/wurde. Darum führen Buchungen der DATEV auf ein Personenkonto beim Import in Dynamics NAV/Business Central zunächst immer zu einem offenen Debitoren- bzw. Kreditorenposten.
Sofern die OP-Verwaltung mit Zahlungsverkehr und Mahnwesen in der DATEV-Software geführt wird, ist ein OP-Ausgleich in NAV/BC zweitrangig, zumal das Kreditlimit eines Debitors in NAV/BC über den Saldo berechnet wird. Findet die OP-Verwaltung in NAV/BC statt, sind Buchungssätze mit OPs aus der DATEV die Ausnahme.
Damit verbleibt im Wesentlichen der Fall einer kompletten Datenübernahme aus der DATEV-Software bei einer Einführung von NAV/BC. Hierzu enthält die Schnittstelle den Bericht 5041055 Autom. Ausgleich Offener Posten („Autom. Apply Of Open Entries)“, der auch im Menü der DATEV Schnittstelle enthalten ist. Der Bericht müssen Sie manuell starten.
Der Ausgleich erfolgt nach gewählter Ausgleichsmethode in der Reihenfolge der lfd. Nr.
Als Belegnr. wird sowohl die Belegnr. als auch die externe Belegnr.
verstanden. Wenn vor der Buchung von Importdaten die Belegnr./Ext.
Belegnr. durch von der Schnittstelle angehängtes „-SKTO” oder „-IMPxxxx”
eindeutig gemacht wurde, erfolgt der Abgleich nur auf den Teil vor dem
Bindestrich.
Da dieser Bericht grundsätzlich alle OPs einbeziehen kann, kann er auf
importierte OPs beschränkt werden, d.h. Ausgleiche erfolgen nur, wenn
einer der beiden miteinander auszugleichenden Posten importiert wurde,
exakt: als importiert gekennzeichnet ist.
Die Annullierung eines Imports hebt die Kennzeichnung eines Postens als importiert auf.
Bei den Ausgleichen werden nur solche Skontoabzüge bzw. Zahlungs- oder Skontotoleranzen berücksichtigt, die auch in den von der DATEV importierten Daten enthalten sind. Die Ausgleiche können auch wieder aufgehoben werden.
Wird diese Funktion ohne gesetzte Filter ausgeführt, erfolgt ein Ausgleich aller offenen Posten wie vorstehend beschrieben, unabhängig davon, ob die offenen Posten importiert oder direkt in Dynamics NAV/Business Central gebucht wurden.
Die in ein Buchungsblatt aus den Importdaten übertragenen Dimensionswerte werden vor dem Buchen geprüft. Das ist erforderlich, da die Schnittstelle die Dimensionswerte aus der DATEV der Vollständigkeit wegen ungeprüft in das Buchungsblatt einträgt.
Die Bedeutung des Belegdatums ist in beiden Anwendungen weitgehend identisch. Trotzdem kann bei der Zuordnung einer Buchung zu der Periode des Geschäfts-/Wirtschaftsjahres ein Konflikt auftreten. In Dynamics NAV/Business Central erfolgt diese Zuordnung über das Buchungsdatum. In DATEV-Anwendungen gibt es dafür eine zusätzliche Periodeninformation, die bei vom Belegdatum abweichender Periode gesetzt werden kann. Diese Periodeninformation ist jedoch nicht in den Austauschdaten enthalten.
Daher werden in Dynamics NAV/Business Central beim Import von Buchungen Buchungsdatum und Belegdatum gleich gesetzt. Wenn jedoch Periodenabweichungen in den von der DATEV ausgegebenen Buchungssätzen enthalten sind und diese auch in NAV/BC übernommen werden sollen, muss der Datenexport aus der DATEV heraus für jede Periode einzeln erfolgen und wiederum einzeln in NAV/BC importiert werden. Bei solchen Importen kann in der Gruppe Optionen bei „Setze Buchungsdatum aus Arbeitsdatum” bestimmt werden, dass das Buchungsdatum für NAV/BC nicht dem Belegdatum, sondern dem Arbeitsdatum entnommen wird.
Beispiel: eine Buchung hat in der DATEV das Belegdatum 01.07., ist aber der Periode Juni (06) zugewiesen. Beim Import in NAV/BC wird das Arbeitsdatum auf den 30.06. eingestellt und der Import erfolgt mit der vorgenannten Option. Dadurch entsteht in NAV/BC eine Zeile im Buchungsblatt mit dem Belegdatum 01.07. und dem Buchungsdatum 30.06.
Die Annullierung eines Imports erfolgt über die Liste DATEV Abrechnungen.
Die Verarbeitungsart „Import Buchungen” listet alle Importe von auf. Das Buchungsblatt des Imports enthält ein Kennzeichen, welches beim Buchen an die entstehenden Sachposten weiter gereicht wird und damit diese gegen einen Export sperrt.
Die Annullierung bewirkt lediglich, dass in den Sachposten das Kennzeichen zurückgesetzt wird, das diese Buchungen als importiert markiert hatte. Dadurch werden sie, obwohl importiert, für einen Export zugänglich. Die Buchungen selbst werden dadurch nicht storniert.
Erfolgt die Annullierung bevor das Buchungsblatt des Imports gebucht wurde, wird es geleert.
In der Liste DATEV Abrechnungen können Sie die importierten Sachposten einsehen und überprüfen. Über Aktionen finden Sie die Schaltfläche Zeige importierte Sachposten.
Die manuelle Übertragung der Stammdaten aus der Zusatztabelle „DATEV Import Stammdaten” in die Tabellen des Ursprungs von Dynamics NAV/Business Central erfolgt über den Menüpunkt „DATEV Stammdaten übertragen” (Report 5041054). Prüfen Sie jedoch zuvor, ob die darin enthaltenen Zuordnungen den individuellen Erfordernissen entsprechen - insbesondere bei den Buchungsgruppen.
Eine automatische Ausführung dieses Berichts erfolgt, wenn beim Start des Imports die Option „Importieren + Übertrage in Ursprung” oder „Übertrage in Ursprung” gesetzt wurde.
Die übrigen Spalten sind selbsterklärend. Die USt.-ID ist von der DATEV aufgeteilt in „EU Land” und „EU Ust. ID” und wird von dem Bericht als Ganzes behandelt.
Der Bericht 5041054 „DATEV Master Data Transfer” überträgt folgende Daten in die Tabellen des Ursprungs:
| Sachkonto | Sachkontonr. |
|---|---|
| Beschreibung des Sachkontos | |
| Debitor | Debitornr. und ggfs. BC Debitornr. |
| Name und ggfls. Vorname oder Firmenname | |
| PLZ | |
| Ort | |
| Adresse | |
| Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsformel | |
| Skonto % | |
| Kredit Limit in MW | |
| Debitor Bankname (bis zu 10 | |
| Debitor Bankkontonr. (bis zu 10) | |
| Debitor Bankleitzahl (bis zu 10) | |
| Debitor Bank Länder-/Regionscode (bis zu 10) | |
| Debitor Bank SWIFT (bis zu 10) | |
| Debitor Bank IBAN (bis zu 10) | |
| Name 2 | |
| Ust.-ID Nr. | |
| Adresse 2 | |
| Länder Regionscode | |
| Sprachcode | |
| Telefonnr. | |
| Faxnr. | |
| Kontakt | |
| Suchbegriff | |
| Home Page | |
| Mandatsreferenzen | |
| Steuernummer (ab BC 21) | |
| Kreditor | Kreditornr. und ggfls. BC Kreditornr. |
| Name und ggfls. Vorname oder Firmenname | |
| PLZ | |
| Ort | |
| Adresse | |
| Zahlungsbedingungen | |
| Fälligkeitsformel und Skonto % | |
| Falligkeitsformel für Zahlung ohne Skonto | |
| Kreditor Bankname (bis zu 10) | |
| Kreditor Bankkontonr. (bis zu 10) | |
| Kreditor Bankleitzahl (bis zu 10) | |
| Kreditor Bank Länder-/Regionscode (bis zu 10) | |
| Kreditor Bank SWIFT (bis zu 19) | |
| Kreditor Bank IBAN (bis zu 10) | |
| Name 2 | |
| Ust.-ID Nr. | |
| Adresse 2 | |
| Länder-/Regionscode | |
| Sprachcode | |
| Telefonnr. | |
| Faxnr. | |
| Kontakt | |
| Suchbegriff | |
| Home Page | |
| Steuernummer (ab BC 21) |
Die folgenden Bilder zeigen die Darstellung der zusätzlichen Tabelle „DATEV Import Stammdaten” mit reimportierten Stammdaten aus dem CRONUS-Mandanten.
Zum 01.01.2019 hat die DATEV eG den Report 86 eingestellt. Die Lohndaten können ab jetzt nur noch über den Report 88 exportiert werden. Diese Daten haben das typische DATEV Pro Format und können über das SNC/DATEV Import-Modul in NAV/Business Central eingelesen werden. Die für die Finanzbuchhaltung relevanten Buchungen aus den DATEV-Anwendungen LODAS bzw. Lohn und Gehalt können über diese Schnittstelle in Dynamics NAV/Business Central importiert werden.
Ab der Version LODAS 9.6 erfolgt der Export standardmäßig mit
Auswertung.
Die erstellte Datei enthält die Buchungsdaten im standardisierten
DATEV-Format (Dateiname beginnt mit dem Kürzel DTVF) und kann nicht mit
dem LODAS-Import importiert werden.
Verwenden Sie den zu lizensierenden Import zum Importieren dieser
Dateien.
In dem Formular “DATEV Einrichtung” können Vorgaben für die Verwendung der Lohnschnittstelle hinterlegt werden.
Der Speicherort der LODAS Importdatei kann frei gewählt werden.
Der Import wird über die DATEV Einrichtung mit der Aktion “DATEV Import LODAS/L+G” gestartet.
Die importierten Daten werden nach Überführung in das angegebene
Buchblatt aufgrund der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung direkt
gebucht.
Buchungsgruppen werden dem jeweiligen Sachgegenkonto von Dynamics
NAV/Business Central entnommen.
Der Buchungsvorgang überträgt ein Kennzeichen an die Sachposten in
Dynamics NAV/Business Central, die einen Export dieser importierten
Daten verhindern.
Ein Import von Lohndaten kann nicht in den Buchungsposten durch Annullierung storniert werden. Dennoch bietet das Formular “DATEV Abrechnungen” die Möglichkeit einer Annullierung. Dabei werden jedoch lediglich die Importkennzeichen in den Sachposten zurückgesetzt. Damit sind diese für einen Export verfügbar.
Vor einer kompletten Datenübernahme sollte ein konkreter Vorgehensplan erstellt werden, der sich an der nachstehenden Darstellung orientieren kann.
Einrichtung eines Mandanten in Dynamics NAV/Business Central.
Einrichtung der Allgemeinen Buchungsmatrix und der MWSt.-Buchungsmatrix.
Import der Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenstammdaten und deren Vervollständigung (Buchungsarten, Buchungsgruppen, Debitoren-/Kreditorenstammdaten, Bankkontodaten usw.) in ein oder zwei Schritten. Ergänzung der Stammdaten.
Zuordnung der DATEV Buchungsschlüssel zu der Buchungsart und den Allgemeinen und MWSt.-Buchungsgruppen (DATEV Buchungsschlüssel für Import).
Import von Buchungssätzen in ein oder zwei Schritten. Es sollte darauf geachtet werden, dass nur für das früheste Geschäftsjahr die Werte der DATEV-Eröffnungsbilanz in ein Buchungsblatt übertragen werden. Enthalten die DATEV-Daten die EB-Werte in jedem Geschäftsjahr, so sollten sie nach der Übertragung in ein Buchungsblatt dort wieder entfernt werden (bis auf das erste Geschäftsjahr). Daher sollten Buchungssätze geschäftsjahresweise importiert und gebucht werden.
Vor dem Buchen mit dem „Testbericht” das Buchungsblatt auf Stimmigkeit prüfen.
Prüfen Sie, ob an den in den im Buchungsblatt enthaltenen Sachkonten die Einstellung „Direkt” gesetzt ist. Verwenden Sie ggf. den Report 5041056 „DATEV Import Tools”, um die Spalte „Direkt” in eine Textdatei zu sichern und wieder zurückzusetzen.
Sofern in Dynamics NAV/Business Central Vorgabedimensionen eingerichtet wurden und diese nicht in den Daten aus der DATEV enthalten sind, kann es erforderlich sein, die Vorgabedimensionen in Dynamics NAV/Business Central zu leeren. Verwenden Sie ggf. den Report 5041056 „DATEV Import Tools”, um die Vorgabedimensionen in eine Textdatei zu sichern und wieder zurückzusetzen.
Sind in der Datenbank mehrere Mandanten eingerichtet mit
weitgehend identischen Kontenplänen, die zahlreiche nicht verwendete
Konten enthalten (z.B. durch Kopieren oder den Import eines kompletten
SKR), so ist es ausreichend, den Kontenplan in einem Mandanten manuell
zu bereinigen. Die Option „Kontenplan bereinigen” des Reports 5041056
„DATEV Import Tools” kann in jedem anderen unbereinigten Mandanten
aufgerufen werden und passt den Kontenplan entsprechend an.
Dabei werden im Kontenplan des aktuellen Mandanten alle Konten entfernt,
die nicht im Kontenplan des bereinigten Mandaten enthalten sind und auch
im aktuellen Mandanten keine Buchungen (Sachposten) auf diesen Konten
enthalten. Diese Option sollte nur nach Abschluss aller Datenübernahmen
aufgerufen werden.
Da der Report 5041056 nur bei einmaliger Datenübernahme verwendet werden sollte, ist er zur Sicherheit nicht im Menü eingebunden.
The following sequence of events shows when objects are merged:
If any of these steps fail, the merge will be discontinued.
There are two options for merging:
Using Existing <- New, the following items from the existing object are always used:
The following items are merged into the existing object from the new object:
New fields
Field properties that are different in the objects
Triggercode on field level, including local variables
Fields are merged in based on the field number. The following scenarios are possible:
This can lead to problems that have to be resolved manually. Consider, for example, a new object that differs from an old object by introducing code in a field trigger and this code uses a global variable that is not in the old object. The merge will fail because
A workaround would be to declare the global variable in the old object before merging the objects.
Using New <- Existing reverses the scenario.
The following items from the new object are always used:
The following items are merged into the new object from the existing object:
Bedeutung:
Konto oder Gegenkonto des Buchungssatzes sind in Dynamics NAV/Business
Central nicht als Automatikkonto gekennzeichnet, in der DATEV-Software
aber mit Zusatzfunktionen versehen (Automatik), die einen
Steuerschlüssel nicht erlauben. In Dynamics NAV/Business Central ist die
Buchung mit Umsatzsteuer erfolgt und wird der DATEV mit einem
Steuerschlüssel übertragen. Der Buchungssatz muss manuell vom
DATEV-Dienstleister korrigiert werden.
Abhilfe:
Das betroffene Konto im NAV/BC Kontenplan unter DATEV Kontoart als
Automatikkonto kennzeichnen, den Exportlauf annullieren und wiederholen.
In der Regel dieselbe Ursache wie vorstehend. Eine weitere
Möglichkeit besteht darin, dass in NAV/BC z.B. Erwerbssteuer auf Konten
gebucht wurde, die in der DATEV für inländische Umsatzsteuer vorgesehen
sind bzw. umgekehrt.
Bedeutung:
Es handelt sich um keinen Importfehler, sondern um einen Warnhinweis.
Bei einem Export von Nettobeträgen wird auf die Umsatzsteuerkonten
direkt gebucht. Die Warnung bezieht sich darauf, dass die Steuerbeträge
dieser Buchung nicht in das Umsatzsteuer-Modul der DATEV-Software
einfließen.
Bedeutung:
In Dynamics NAV/Business Central wurde auf ein Konto gebucht, das in der
DATEV eine Automatikfunktion für Erwerbssteuer hat oder ein
Umsatz-/Vorsteuerkonto für Erwerbssteuer ist. An dem als Gegenkonto
übermittelten Debitor oder Kreditor ist keine MwSt.-ID-Nr.
hinterlegt.
Abhilfe:
Der Buchungssatz muss manuell vom DATEV-Dienstleister korrigiert werden.
Eine weitere Ursache kann in den Optionen der DATEV Einrichtung liegen,
wenn dort in der Gruppe Export „Verw. Saldenverrechnungskonto” oder
„Verhindere Belegaufteilung” gesetzt sind (näheres in der Beschreibung
dieser Optionen).
Bedeutung:
Es handelt sich um keinen Importfehler, sondern um einen Warnhinweis.
Der DATEV-Dienstleister hat die Möglichkeit, die Ausgabe dieses
Hinweises zu unterdrücken. Der Buchungssatz kann in der DATEV-Software
verarbeitet werden.
Bedeutung:
Der Beleg enthält ein Fälligkeitsdatum, das vor dem in Dynamics
NAV/Business Central erfassten Buchungsdatum liegt.
Abhilfe:
Wenn vor einem Exportlauf die Option „korrigiert” unter „Setze
Fälligkeitsdatum” in den Einrichtungsdaten gesetzt wird, tritt das nicht
mehr auf.
Bedeutung und Abhilfe: die Software des DATEV-Dienstleisters ist
entsprechend konfiguriert. Das kann von diesem aufgehoben werden.
Bedeutung:
Fehler bei den bei Debitoren bzw. Kreditoren hinterlegten
Bankverbindungen.
Abhilfe:
Prüfen Sie die bei Debitoren bzw. Kreditoren hinterlegten
Bankverbindungen insbesondere auf Leerzeichen oder Datensätze ohne
Inhalt. Falls sie das Problem trotzdem nicht lösen können, besteht
zusätzlich die Möglichkeit, in der Stammdatenkarte in der Gruppe „DATEV”
die Option „Bankverb. nicht exportieren” zu setzen.
Die von der DATEV vorgegebene Datenstruktur gestattet die
Übermittlung von Skontobeträgen nur bei Zahlungsbuchungen und unter der
Voraussetzung, dass in Konto und Gegenkonto ein Geldkonto und ein
Kontokorrentkonto (Personenkonto) angegeben sind. Daher kann bei
Rechnungen kein möglicher Skontobetrag übertragen werden.
Entweder erfolgten die Buchungen in Dynamics NAV/Business Central
ohne die Belegart „Zahlung” oder im Kontenplan ist die Zuordnung der
„DATEV Kontoart” mit der Option „Geldkonto” unvollständig.
Beim Import in die DATEV-Software gibt es eine Möglichkeit
einzustellen, dass Belege mit identischer Belegnr. und Personenkontonr.
zu einem Posten zusammengefasst werden.
Alternativ dazu kann in der DATEV Einrichtung die Option „Verhindere
Belegaufteilung” gesetzt werden.
Skonto kann der DATEV-Software nur bei Zahlungsbuchungen übertragen
werden. Bei Rechnungen oder Gutschriften sind solche Daten von der DATEV
nicht vorgesehen. Skontokonditionen werden daher ausschließlich mit den
Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten übertragen.
Buchungen dieser Art müssen in Dynamics NAV/Business Central auf ein
Konto erfolgen, das in der Spalte „DATEV Kontoart” des Kontenplans auf
„Automatikkonto” gesetzt ist und auch in der DATEV-Software diese
Funktion hat. In Dynamics NAV/Business Central hängt die Abbildung der
§13b-Buchungen von der individuellen Einstellung seitens des Anwenders
ab und ist zumeist wie ein Sonderfall der Erwerbssteuer gelöst. Daher
gibt es keine Möglichkeit, diese Posten von solchen mit echter
Erwerbssteuer oder normaler Mehrwertsteuer zu unterscheiden. Bei
Verwendung eines Kontos mit Automatikfunktion stellt sich diese
Problematik nicht.
Bei Exporten mit Nettobeträgen werden die Automatikfunktionen immer
deaktiviert, da sonst die DATEV-Software aus einem Nettobetrag ein
weiteres Mal die Mehrwertsteuer berechnen würde. Ist eine UVA aus der
DATEV-Software erforderlich, muss die Option „Bruttoexport” in den
Einrichtungsdaten gesetzt werden.
Erfassen Sie jeweils drei zusätzliche Stammdatensätze, getrennt für inländische, ausländische mit USt.-ID-Nr. und drittländische Debitoren/Kreditoren. Hinterlegen Sie unter „DATEV Kontonr.” bei allen Debitoren/Kreditoren eine dieser drei zusätzlichen Debitor-/Kreditor-Nummern entsprechend dem Sachzusammenhang. Deaktivieren Sie in der DATEV Einrichtung die Optionen „Debitoren” und „Kreditoren”. Informieren Sie den DATEV-Dienstleister, damit dieser die zusätzlichen Personenkonten ebenfalls in seine Software einpflegt.
Dieses Vorgehen ist erforderlich, da die DATEV-Software keine
Direktbuchungen auf den Sammelkonten für Forderungen und
Verbindlichkeiten zulässt, sondern stets eine Personenkontonr. erwartet,
und in den Buchungssätzen keine USt.-ID-Nr. enthalten ist.
Da hierbei immer jeweils drei Pseudo-Debitoren/-Kreditoren eingesetzt
werden, ist es dem DATEV-Dienstleister nicht möglich, eine korrekte
Zusammenfassende Meldung zu erstellen.
Bei den individuellen Steuerschlüsseln 50-59 und 70-79 handelt es sich um Schlüssel für zumeist ausländische Steuersätze, die der DATEV-Dienstleister mandantenabhängig in den Stammdaten seiner Software einrichtet und mit den gewünschten Funktionen und Steuersätzen versieht. Über die Funktionsweise und zugeordneten Steuersätze gibt es von Seiten der DATEV keine Festlegung und sie kann daher stark variieren.
Ferner ist bei Verwendung dieser Schlüssel die Übertragung eines
individuellen Steuersatzes erforderlich. Das ist eine Information, die
Dynamics NAV/Business Central im Ursprung nicht enthält (exakt: die
Unterscheidung zwischen gesetzlichen und individuellen Steuersätzen). In
der MwSt.-Buchungsmatrix können zwar unterschiedliche Steuersätze
hinterlegt werden, nicht jedoch ein standardisiertes
Unterscheidungsmerkmal bezüglich gesetzlich und individuell.
Aus diesen Gründen kann von der Schnittstelle die Verwendung der
individuellen Steuerschlüssel 50-59 nicht unterstützt werden. Der
DATEV-Dienstleister hat die Möglichkeit, diese Schlüssel manuell nach
dem Import in die DATEV-Primanota nachzutragen.
Alternativ dazu hat der DATEV-Dienstleister die Möglichkeit, individuelle automatische Konten einzurichten. Buchungssätze auf diese Konten können ohne Steuerschlüssel und ohne individuellen Steuersatz übertragen werden.
Wenn Sachposten komprimiert werden, entstehen neue zusammengefasste Sachposten. Diese lassen sich in der Regel exportieren. Anders sieht es bei der Komprimierung von Debitoren- und Kreditorenposten aus. Hierbei entstehen ebenfalls neue zusammengefasste Sachposten mit dem eingestellten Arbeitsdatum als Buchungsdatum.
Achten Sie darauf, dass es bereits einen DATEV Export für diesen Tag gibt, um Fehler zu vermeiden.
Dieses Problem tritt auf, wenn unzulässige Zeichen in der Belegnummer verwendet wurden. Im Abschnitt Besondere Konventionen der DATEV
Wird in Dynamics NAV/Business Central ein FiBu-Buchungsblatt verwendet, dessen Buchungsblatt-Vorlage nicht mit der Einrichtung „Saldo pro Beleg abstimmen” versehen ist, dürfen nach Soll und Haben sachlich zusammengehörende Buchungen nicht durch andere Buchungsblattzeilen getrennt werden. Andernfalls ist es nicht möglich, Konto und Gegenkonto sachlich korrekt zu bestimmen.
