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Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden.
Dieses Dokument ist zur Unterstützung von Endanwendern, Vertrieb und Service sowie Entwicklern erstellt und kann diesem Personenkreis ohne Änderungen überlassen werden.
Copyrightvermerk
Copyright © 2024 SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG, ein Unternehmen der SIEVERS-GROUP, Hans-Wunderlich Str.8, D-49078 Osnabrück. ELO®, ELOprofessional®, ELOenterprise®, ELOoffice® und ELO ECM-Suite® sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG.
Um die Ersteinrichtung des ELO Connectors zu unterstützen, verfügt die App über einen Einrichtungsassistenten.
Im ersten Schritt der Einrichtung können Sie ein Vorgabe Sachkonto für ELO hinterlegen und festlegen, ob Sie ELO-Rechnungen mit Mengen-Diskrepanzen erlauben möchten.
Dieser Schritt der Einrichtung bezieht sich auf die Übertragung von Dokumenten aus ELO nach BC.
Vorgabe Sachkonto ELO: Mit der Vorgabe für ein Standard-Sachkonto legen Sie fest, welchem Sachkonto die übertragenen Rechnungen zugeordnet werden sollen, wenn keines angegeben ist.
ELO-Rechnung mit Mengen Diskrepanz erlauben: Falls es Mengendiskrepanzen geben sollte, können Sie diese mit der Aktivierung diese Option ignorieren
Im unteren Bereich können Sie die Seite ELO Einrichtung aufrufen. Hier finden Sie nicht nur die gleichen Optionen wie in diesem Schritt des Einrichtungsassistenten, sondern auch den Schalter Individuelle Berichte verwenden. Falls Sie individuelle Berichte verwenden möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren ELO- oder BC-Partner oder an die SIEVERS-GROUP.
Im nächsten Schritt richten Sie die zu archivierenden Berichte ein. Öffnen Sie die Tabelle mit Berichte einrichten.
Abhängig davon, ob Sie Individuelle Berichte verwenden in der Einrichtung aktiviert haben, sieht die Berichtseinrichtung anders aus. Ist die Option deaktiviert, sieht die Tabelle so aus:
Standardmäßig werden die folgenden Berichte eingetragen:
| Verwendung | Bereichs-ID |
|---|---|
| Einkauf | 1322 |
| Verkauf | 208 |
| Verkauf | 1304 |
| Verkauf | 1305 |
| Verkauf | 1306 |
| Verkauf | 1307 |
Ist Individuelle Berichte verwenden aktiv, werden folgende Felder hinzugefügt:
Bitte wenden Sie sich an Ihren Partner oder an die SIEVERS-GROUP, wenn Sie individuelle Berichte einrichten wollen.
Nun können Sie festlegen, wann der jeweilige Berichte ins ELO archiviert werden soll. Folgende Möglichkeiten gibt es:
Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Automatische Übertragung.
Mit dem SIEVERS ELO Connector können Sie Dateien, die in ELO abgelegt wurden, komfortabel über den Integration Client anzeigen lassen. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt Integration Client. In der SIEVERS ELO Einrichtung finden Sie die drei benötigen Felder zur Einrichtung der URL zum ELO Integration Client.
Sobald Sie die drei Felder gefüllt haben, wird die Integration Basis-URL automatisch erzeugt und in den unterstützen Belegen, wie auch den Debitor- und Kreditorkarten wird der Integration Client angezeigt.
Mit SIEVERS ELO können Sie Dateien aus Beleganhängen und eingehenden Belegen komfortabel über eine Aufgabenwarteschlange zu ELO übertragen und dort archivieren.
Es können Anhänge für folgende Belegarten übertragen werden: - gebuchte Einkaufsrechnung - gebuchte Einkaufsgutschrift - gebuchte Verkaufsrechnung - gebuchte Verkaufsgutschrift
Sie können für Beleganhänge festlegen, ob die Anhänge des Kopfes und/oder der Zeilen archiviert werden sollen.
Sie können für die eingehenden Belege festlegen, ob nur der Hauptanhang oder alle Anhänge archiviert werden sollen.
Über den Button ELO Anhangsarchivierungs Aufgabenwarteschlange lässt sich die Karte der Warteschlange öffnen und einrichten.
Hiermit legen Sie fest, wann die Anhänge archiviert werden sollen.
Die Tabellen und Belege müssen nun für den Zugriff von außen vorbereitet werden. Dazu öffnen Sie in diesem Schritt die Seite Webdienste. Dabei werden automatisch Webdienste generiert.
Wenn Sie hier keine besonderen Einstellungen tätigen möchten, können Sie die Seite wieder schließen.
Der Einrichtungsassistent ist jetzt abgeschlossen. Nun müssen Sie nur noch einen Webdienst-Zugriffsschlüssel generieren und diesen im ELO hinterlegen.
Um die Verbindung zwischen Business Central und ELO herzustellen, braucht ELO den Webdienst-Zugriffsschlüssel des Business Central-Benutzers. In diesem Abschnitt lesen Sie, wie dieser generiert und wo er hinterlegt wird.
Bitte beachten Sie, dass der BC Connector im ELO System eingerichtet sein muss. Befolgen Sie hierzu die entsprechende Dokumentation.
Zuerst muss eine Einstellung am Benutzer ADMIN vorgenommen werden.
Öffnen Sie dazu die Benutzer-Seite und den Benutzer ADMIN.
Um dem ELO-System Zugriff auf Business Central zu ermöglichen, muss
ein sogenannter Webdienst-Zugriffsschlüssel erzeugt
werden. Die Einstellung dazu finden Sie im Reiter
Webdienstzugriff.
Öffnen Sie das AssistEdit über den Menübutton neben dem
Webdienst-Zugriffsschlüssel-Feld.
Die damit geöffnete Nachfrage bestätigen Sie mit Ja.
Nun öffnet sich ein Fenster mit zwei Feldern:
Schlüssel läuft niemals ab und Schlüsselablaufdatum.
Aktivieren Sie Schlüssel läuft niemals ab und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Nun wurde ein neuer Schlüssel erstellt, den Sie im Feld Webdienst-Zugriffsschlüssel sehen können.
Markieren Sie den Schlüssel mit drei schnellen Klicks und kopieren Ihn mit STRG-C. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich den ganzen Schlüssel kopieren.
Der im vorherigen Abschnitt kopierte Schlüssel muss jetzt in ELO eingefügt werden.
Das dafür genutzte Feld finden Sie in der Admin Console im Bereich BC Connector. Hier gibt es die Kategorie Base Configuration.
In dieser Kategorie finden Sie diverse Basis-Einstellungen - darunter auch das Feld für den Webapi-Key oder -User PW. Fügen Sie den eben kopierten Schlüssel hier ein.
Der ELO Connector ist jetzt mit ELO verbunden und kann genutzt werden. Die Einrichtung ist beendet.
Um den ELO Connector mit einem Business Central-System in einer Cloud zu nutzen, muss er vorher auf Azure registriert und eingerichtet werden.
Öffnen Sie dazu die Seite portal.azure.com und melden Sie sich mit dem richtigen Tenant an. Im Menü finden Sie den Punkt Azure Active Directory.
Hier können Sie im Bereich App registrations neue Apps registrieren. Erstellen Sie eine neue Appregistrierung mit New registration.
Geben Sie der App einen Namen, zum Beispiel SIEVERS ELO Connector. Stellen Sie außerdem sicher, dass im Abschnitt Supported account types die erste Option Accounts in this organizational directory only ausgewählt ist.
Nach der Registrierung werden einige wichtige Daten angezeigt. Speichern Sie sich die Application ID (1) und die Directory ID (2) separat ab. Sie werden sie noch brauchen. Fügen sie anschließend ein Client Secret (3) mit Add a certificate or secret hinzu. Das ist für die Erstellung von Credentials notwendig.
Bei der Description können Sie wieder einen beliebigen Namen eintragen. Fügen Sie anschließend noch ein Datum hinzu, an dem das Secret auslaufen soll.
Nachdem Sie das Secret erstellt haben, müssen Sie unbedingt das Secret-Value sofort kopieren und separat abspeichern. Kopieren ist nur bei der ersten Anzeige des Wertes möglich.
Wechseln Sie anschließend in das Menü API Permissions.
In den API Permissions muss der Service nun berechtigt werden, Daten aus der Business Central-API zu erhalten. Fügen Sie hierzu mit Add a permission eine neue Berechtigung zu.
Anschließend müssen Sie auswählen, für welche API Sie die Berechtigung vergeben möchten.
Nun wird die Berechtigung konkretisiert. Es handelt sich um eine Anwendungsberechtigung. Außerdem soll der Service sowohl lesen als auch schreiben können. Setzen Sie daher die Berechtigungen wie im folgenden Screenshot.
Nachdem Sie die Berechtigung abgespeichert haben, muss der Berechtigung noch eine Admingenehmigung erteilt werden. Wählen Sie hierzu Grant admin consent for Contoso aus.
Nun muss nur noch die Authentifizierung des Services ermöglicht werden. Öffnen Sie dazu über das Menü die Seite Authentication.
Füge sie über Add platform (2) eine Mobile and desktop applications Konfiguration hinzu.
Richten sie in dieser Konfiguration die Redirect-URI
https://businesscentral.dynamics.com/OAuthLanding.htm (3)
ein.
Bestätigen Sie die Konfiguration anschließend mit Configure (4).
Setzen Sie die Option Allow public client flows auf Yes.
Der Business Central Tenant wurde nun fertig für die Nutzung des SIEVERS ELO Connector vorbereitet.
Öffnen Sie in Business Central die Page Azure Active
Directory Applications und lege Sie einen neuen Client
an.
An dieser Stelle kommt eine ID zum Tragen, die Sie beim Einrichten des
Services in Azure erzeugt haben. Tragen Sie in das erste Feld die Client
ID ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und schalten Sie den
State auf enabled.
Weisen Sie dem Service anschließend noch die User Permission Sets D365 FULL ACCESS und SIEVERS ELO Con AD zu.
Jetzt ist der SIEVERS ELO Connector im Azure Portal eingerichtet und in Business Central freigeschaltet.
Bei dieser Tabelle handelt es sich um eine Puffertabelle für aus ELO übertragene Einkaufsbelege. Bevor diese in den ELO Einkaufsbeleg-Stapel überführt werden, dient diese Page als Zwischenspeicher. Die Belege befinden sich hier, bis sie gebucht worden sind.
Wenn Sie nach einem Einkauf die dazugehörigen Belege in ELO überführen, werden diese automatisch auch zu Business Central übertragen. Die übertragenen Einkaufsbelege finden Sie im Einkaufsbeleg-Stapel. Hier gibt es folgende Kategorien:
In der Liste der archivierten Berichte werden Dokumente hinterlegt, die zur Übertragung an ELO vorgesehen sind. Welche Berichte automatisch übertragen werden sollen, legen Sie in der Einrichtung fest. Lesen Sie hierzu den folgenden Abschnitt.
Sobald ein Dokument archiviert wurde, wird das Kennzeichen Synchronisiert mit ELO gesetzt.
In der SIEVERS ELO Connector Berichtseinrichtung legen Sie fest, welche Belege zu welchem Zeitpunkt für die Übertragung freigegeben werden sollen.
Es gibt die folgenden Möglichkeiten:
Wenn Sie eine oder mehrere Möglichkeiten aktiviert haben, wird das Dokument in diesem Fall übertragen.
Archivieren bei Druckvorschau ist nur aktivierbar, wenn Sie in der ELO Einrichtung die Option Individuelle Berichte verwenden aktiviert haben.
Nach der erfolgreichen Übertragung finden Sie das oder die Dokumente im ELO-Archiv.
Im ELO werden automatisch die notwendigen Ordner angelegt. Der Ordner mit dem Namen Ihres Unternehmens gehört dazu.
Der Ordner MS Business Central ist nicht vom ELO Connector angelegt worden, sondern gehört zu der offiziellen ELO-Erweiterung.
Das übertragene Dokument ist zwei mal im Archiv abgelegt. Einmal beim Kunden und einmal in der Registratur.
Der Kundenordner ist sortiert nach dem Anfangsbuchstaben des Kundennamens. In den Unterordnern finden Sie dann die Kunden, das Jahr, die Dokumentenkategorie, das Datum und dann die entsprechenden Dokumente. Ähnlich ist die Registratur aufgebaut. Der Zweck hinter der doppelten Ablage ist eine vereinfachte Übersicht. So können Dokumente sowohl über die Kunden selbst als auch über die Art der Dokumente unkompliziert gefunden werden.
Der Fehler Ordner ist für Dokumente, die fehlerhaft übertragen wurden. Damit sie nicht zwischen der Übertragung verloren gehen, werden sie hier abgelegt. Solche Fehler könnten beispielsweise fehlende Metadaten sein. Kontaktieren Sie den SIEVERS-Group Support, um die Fehler zu korrigieren.
Falls ein Fehler auftritt, wird zusätzlich eine Fehlermeldung mit Grund und Ort des Fehlers.
In den Belegen auf Business Central finden Sie in den Details den Bereich ELO. Hier wird der ELO Integration Client nach dem Setzen der der Felder in der SIEVERS ELO Einrichtung angezeigt.
Über das linke Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, im aktuellen Ordner (in diesem konkreten Falle handelt es sich um die Debitorenakte im ELO):
Bei Erstellung eines Ordners kann ein Name vergeben werden. Eine ELO-Maske ist bereits vorkonfiguriert und nicht ohne weiteres änderbar; dies hat technische Hintergründe.
Sobald der Ordner erstellt wurde, begibt sich der Integration Client automatisch an diesen Punkt - ein Zurückgehen mittels Pfeil am linken Rand des Integration Client ist aber nach wie vor möglich.
Eine Ablage von Dokumenten ist neben der Schaltfläche im linken Aufklappmenü auch mittels Drag ‘n’ Drop Ablage möglich.
Die Daten werden auf Basis des vorliegenden Dokuments automatisch vorausgefüllt. Es kann nun die Versionsnummer, die Kurzbezeichnung und ein Versionskommentar gesetzt oder angepasst werden und das Dokument anschließend mittels Druck auf “Speichern” ins ELO hochgeladen werden.
Nach Hochladen des Dokuments bewegt sich, wie schon zuvor beim Erstellen eines neuen Ordners, der Integration Client automatisch auf dieses Dokument - das Dokument befindet sich in dem Ordner, in welchem Sie sich vorher befunden hatten.
Beim Aufrufen eines Dokument ändert sich das linke Aufklappmenü und bietet die Optionen, dass Dokument:
Das rechte Kontextmenü bietet die Option, neben dem Dokument/Ordner auch das dahinterliegende Formular oder den Feed anzuzeigen.
